Sơ đồ tổ chức của công ty là một biểu đồ trực quan và là bước quan trọng trước khi triển khai hoạt động kinh doanh. Mỗi công ty, từ các ngành nghề khác nhau, sẽ có sơ đồ tổ chức riêng biệt. Trong bài viết này, phần mềm Ninja sẽ cung cấp các mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty đơn giản và phổ biến, cùng với hướng dẫn xây dựng. Hãy khám phá ngay nhé!

I. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty là gì?

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống quy định cách thức thực hiện các hoạt động nhất định để đạt được mục tiêu của tổ chức. Những hoạt động này có thể bao gồm quy tắc, vai trò và trách nhiệm.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty là gì?

Cơ cấu tổ chức cũng quy định cách thông tin được truyền đạt giữa các cấp bậc trong công ty. Ví dụ, trong cơ cấu tập trung, quyết định thường được đưa ra từ cấp cao nhất xuống cấp thấp hơn. Trong khi đó, trong cơ cấu phi tập trung, quyền quyết định được phân bố rộng rãi giữa các cấp bậc khác nhau của tổ chức. Cơ cấu tổ chức giúp công ty duy trì hiệu quả và tập trung.

II. Vai trò quan trọng của sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Các công ty khi bắt đầu hoạt động muốn quản lý và vận hành một cách hiệu quả cần thiết phải xây dựng sơ đồ tổ chức vì một số lý do sau đây:

– Hiển thị cấu trúc và hệ thống nội bộ của công ty

Bằng cách trình bày trên sơ đồ, mọi người có thể dễ dàng quan sát và hiểu rõ cấu trúc tổ chức của công ty.

– Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của họ

Một trong những mục tiêu quan trọng của sơ đồ tổ chức là giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. Điều này giúp họ thực hiện công việc được giao một cách chính xác, đủ và hiệu quả.

Vai trò quan trọng của sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

– Làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân và từng bộ phận

Trên sơ đồ tổ chức công ty, trách nhiệm của mỗi cá nhân và bộ phận được thể hiện rõ ràng. Điều này giúp nâng cao nhận thức về trách nhiệm đối với công ty. Từ đó đẩy mạnh quá trình phát triển và vận hành của công ty.

– Dễ dàng lưu trữ thông tin liên hệ của nhân viên

Thông tin liên hệ của nhân viên thường lớn và phức tạp, đặc biệt là đối với các công ty quy mô lớn. Sơ đồ tổ chức công ty giúp việc lưu trữ thông tin này trở nên thuận tiện hơn.

– Bộ phận quản lý dễ dàng nắm bắt số lượng nhân viên

Nhìn vào sơ đồ tổ chức, bộ phận quản lý có thể nhanh chóng hiểu được số lượng nhân viên tại mỗi thời điểm, đặc biệt khi có vấn đề xảy ra. Điều này giúp họ thực hiện vai trò quản lý và điều hành hiệu quả hơn.

– Giúp nhân viên hiểu rõ lộ trình phát triển công việc

Mỗi nhân viên đều mong muốn biết lộ trình phát triển công việc của mình, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp. Điều này giúp họ có động lực và mục tiêu cố gắng hơn cho các kế hoạch của công ty. Đồng thời đóng góp vào việc vận hành công ty hiệu quả.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả, chi tiết 

III. Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty thịnh hành nhất hiện nay

Dưới đây là các loại sơ đồ cơ cấu tổ chức phổ biến được các doanh nghiệp lựa chọn:

Top 5+ sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty phổ biến nhất 2024

1. Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty dạng ma trận

Mô hình tổ chức ma trận là một cấu trúc dựa trên quyền lực và hỗ trợ đa hướng. Thông tin trong mô hình được tổ chức theo các cấp độ và mối quan hệ giữa các bộ phận, công việc và dự án liên quan. Mọi thành viên trong tổ chức có thể truy cập thông tin, hỗ trợ và tương tác với nhau một cách dễ dàng, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty dạng ma trận

– Ưu điểm

+ Tạo điều kiện làm việc linh hoạt.

+ Thúc đẩy quá trình ra quyết định cân bằng.

+ Khuyến khích giao tiếp mở và chia sẻ tài nguyên trong toàn bộ doanh nghiệp.

– Nhược điểm

+ Có thể gây nhầm lẫn về thẩm quyền.

+ Theo dõi ngân sách và nguồn lực có thể khó khăn.

+ Giới hạn hiệu quả của các chỉ số hiệu suất chính (KPI).

2. Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty theo chức năng trong công ty

Cơ cấu tổ chức theo chức năng trong doanh nghiệp là một mô hình tổ chức dựa trên các chức năng chuyên môn. Mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm và thực hiện vai trò riêng trong lĩnh vực chuyên môn của mình.

Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty theo chức năng trong công ty

– Ưu điểm

+ Xác định rõ vai trò và kỳ vọng.

+ Tạo điều kiện để cải thiện hiệu suất và năng suất.

+ Thúc đẩy phát triển kỹ năng và chuyên môn hóa.

– Nhược điểm

+ Tạo ra rào cản hoặc hầm chứa giữa các chức năng.

+ Hạn chế giao tiếp và chia sẻ kiến thức giữa các bộ phận.

+ Hạn chế sự hợp tác và đổi mới.

3. Mô hình tổ chức phẳng

Trong mô hình tổ chức phẳng, các vị trí công việc thường không có chức danh cụ thể. Do đó, mọi nhân viên được coi là bình đẳng và hoạt động theo một mô hình tự quản lý. Tuy nhiên, mô hình tổ chức phẳng chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít nhân viên hoặc trong một môi trường hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.

Mô hình tổ chức phẳng

– Ưu điểm

+ Công ty có thể tiết kiệm chi phí, bao gồm cả tiền lương và phúc lợi.

+ Trách nhiệm của nhân viên được nâng cao.

+ Không cần thiết phải có các vị trí không cần thiết.

+ Khả năng giao tiếp được cải thiện.

+ Quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn.

– Nhược điểm

+ Công ty có thể mất kiểm soát.

+ Quản lý và kết nối nhân sự trở nên khó khăn.

+ Nhân viên có thể căng thẳng với áp lực từ nhiều công việc.

+ Sự cạnh tranh về quyền lực có thể xảy ra.

+ Mô hình có thể tạo ra rào cản đối với sự phát triển của công ty.

+ Quy trình phê duyệt công việc trở nên phức tạp.

+ Sự không rõ ràng về quyền lực có thể phát sinh.

+ Cơ hội thăng tiến và động lực cho nhân viên ít hơn.

4. Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty theo địa lý

Loại sơ đồ này phù hợp với các công ty hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau. Mô hình này yêu cầu việc báo cáo định kỳ về trụ sở chính của công ty. Đây là một mô hình phổ biến được sử dụng bởi hầu hết các tập đoàn lớn.

Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty theo địa lý

– Ưu điểm

+ Giúp nhân sự hiểu rõ chức năng của công ty.

+ Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng một cách rõ ràng.

+ Quá trình hoạt động và làm việc trở nên mượt mà và hiệu quả.

– Nhược điểm

+ Khó khăn trong quản lý nhân sự và giám sát.

+ Thông tin có thể không được cập nhật kịp thời.

5. Mô hình tổ chức phân quyền

Mô hình tổ chức phân quyền là một cách tổ chức công việc và quyền lực trong một tổ chức theo các cấp bậc quản lý. Các bộ phận cấp cao sẽ giao công việc xuống dưới, từ các cấp quản lý đến các cấp thấp hơn như lãnh đạo và nhân viên.

Mô hình tổ chức phân quyền

– Ưu điểm

+ Phân định trách nhiệm và thẩm quyền rõ ràng.

+ Lộ trình thăng tiến minh bạch.

+ Nhân viên có thể tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn.

+ Nguồn lực rõ ràng và được chia sẻ, tránh chồng chéo trách nhiệm.

– Nhược điểm

+ Việc ra quyết định thường tốn nhiều thời gian.

+ Giao tiếp giữa các cấp có thể khó khăn.

+ Khó thống nhất mục tiêu chung, đặc biệt là giữa cá nhân và các cấp quản lý.

+ Có xu hướng cạnh tranh giữa các phòng ban, dẫn đến môi trường làm việc áp lực và phối hợp không thuận lợi.

6. Cơ cấu tổ chức theo quy trình

Doanh nghiệp có cấu trúc theo quy trình được thiết kế quanh các luồng công việc và cách mà các nhiệm vụ được thực hiện và tương tác với nhau. Thay vì theo chiều từ trên xuống dưới, cấu trúc này mô tả các dịch vụ từ trái sang phải.

Cơ cấu tổ chức theo quy trình

Một giám đốc điều hành ở đỉnh cấu trúc giám sát các phòng ban dưới, đại diện cho các quy trình quản lý nhân sự khác nhau, nhưng mỗi quy trình không thể bắt đầu cho đến khi quy trình trước kết thúc. Mỗi bộ phận có quản lý và đội ngũ riêng làm việc để hoàn thành nhiệm vụ của mình, giúp doanh nghiệp chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và đạt được mục tiêu cuối cùng, như bán một sản phẩm cho người tiêu dùng.

– Ưu điểm

+ Nâng cao hiệu quả và tốc độ của công ty.

+ Khuyến khích làm việc nhóm giữa các bộ phận.

+ Linh hoạt thích ứng để đáp ứng những thay đổi trong ngành.

– Nhược điểm

+ Tạo ra rào cản giữa các nhóm.

+ Hạn chế giao tiếp.

+ Đòi hỏi nhiều tài nguyên hơn để tối ưu hóa quy trình.

7. Cơ cấu tổ chức dòng

Trong cấu trúc dây chuyền, quyền lực trong tổ chức truyền từ trên xuống dưới và không có các dịch vụ chuyên biệt hoặc hỗ trợ. Đây là một trong những loại cấu trúc tổ chức đơn giản nhất. Tổ chức thường được chia thành các phòng ban do tổng giám đốc giám sát và kiểm soát, và mỗi phòng ban có người quản lý có quyền đối với nhân viên của mình. Các bộ phận làm việc độc lập để hỗ trợ mục tiêu chính của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức dòng

– Ưu điểm

+ Nâng cao khả năng giao tiếp hiệu quả và tạo một môi trường ổn định.

+ Xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn.

+ Linh hoạt thích ứng nhanh chóng với các điều kiện hoặc tình huống thay đổi.

– Nhược điểm

+ Hạn chế sự chuyên môn hóa.

+ Trở nên cứng nhắc và thiếu linh hoạt.

+ Giao quá nhiều quyền lực cho người quản lý.

8. Cơ cấu tổ chức vòng tròn

Cấu trúc vòng tròn dựa trên hệ thống cấp bậc để mô tả các nhân viên cấp cao hơn ở các vòng trong của vòng tròn và các nhân viên cấp thấp hơn ở các vòng ngoài. Ở vị trí trung tâm của tổ chức, các nhà lãnh đạo không đưa ra mệnh lệnh theo chuỗi mệnh lệnh mà hướng ra bên ngoài. Trong khi nhiều kiểu cấu trúc khác chứa các phòng ban khác nhau hoạt động độc lập với các mục tiêu riêng lẻ, cấu trúc này loại bỏ sự tách biệt nghiêm ngặt đó. Nó nhìn vào bức tranh lớn hơn với tất cả các phòng ban là một phần của cùng một tổng thể.

Cơ cấu tổ chức vòng tròn

– Ưu điểm

+ Khuyến khích giao tiếp giữa tất cả các cấp nhân viên.

+ Thúc đẩy luồng thông tin tự do trong toàn bộ doanh nghiệp.

+ Hợp tác giữa các phòng ban, thay vì tách biệt.

– Nhược điểm

+ Gây nhầm lẫn không biết phải báo cáo cho ai.

+ Yêu cầu thêm tài nguyên và đào tạo.

+ Gây chậm quá trình ra quyết định.

9. Cơ cấu tổ chức theo mạng lưới

Trong mô hình cấu trúc mạng, các nhà quản lý tại một tổ chức sẽ phối hợp các mối quan hệ với các thực thể bên trong và bên ngoài để cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Ví dụ, một công ty bán lẻ sẽ tập trung vào bán các mặt hàng quần áo nhưng sẽ thuê ngoài thiết kế và sản xuất những mặt hàng này với sự hợp tác của các công ty khác. Cấu trúc này tập trung nhiều hơn vào giao tiếp cởi mở và các mối quan hệ hơn là hệ thống phân cấp.

Cơ cấu tổ chức theo mạng lưới

– Ưu điểm

+ Mang lại cho tổ chức sự nhanh nhẹn và linh hoạt hơn.

+ Cho phép công ty cốt lõi tập trung vào những gì tốt nhất.

+ Giúp giảm chi phí thông qua thuê ngoài.

– Nhược điểm

+ Nhân bản các dịch vụ và tài nguyên.

+ Gây nhầm lẫn về các vai trò và chức năng công việc cụ thể.

+ Phát triển quá phức tạp và khó quản lý.

>>> Tham khảo: TOP 5 phần mềm check in hiệu quả, tối ưu cho các doanh nghiệp 

Kết luận: Bài viết trên đã tổng hợp những thông tin về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin hữu ích này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty và lựa chọn được loại cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Liên hệ ngay!

Hotline: 0967.922.911

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797