Để đạt hiệu quả cao trong quá trình đào tạo nhân viên mới, các doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình cụ thể và minh bạch. Trong bài viết này, Ninja sẽ hướng dẫn bạn hiểu rõ hơn về các bước cần có trong quy trình đào tạo nhân viên mới.

Quy trình đào tạo nhân viên mới bài bản từ A-Z cho doanh nghiệp

I. Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo nhân viên mới?

Để duy trì đội ngũ làm việc lâu dài thì quy trình đào tạo nhân sự mới là một vấn đề cần mọi doanh nghiệp chú trọng.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo nhân viên mới?

1. Định hình công việc cho nhân sự ngay lúc đầu

Điều này sẽ giúp nhân viên nhanh chóng tiến bộ trong công việc mới. Đồng thời, cũng giúp tiết kiệm được chi phí và thời gian trong quá trình đào tạo nhân viên mới.

2. Xoa dịu sự căng thẳng cho nhân viên mới

Hãy giới thiệu nhân viên với mọi người xung quanh. Điều này sẽ tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên. Đây là một bước quan trọng để giúp nhân viên mới hòa nhập vào doanh nghiệp.

3. Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý 

Một cách dễ hiểu, khi có một hướng dẫn tốt từ đầu, người hướng dẫn sẽ không mất thời gian và nỗ lực để hướng dẫn nhân viên. Người quản lý chỉ cần củng cố các khái niệm này trong việc quản lý nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp.

4. Phát huy được năng lực tối ưu của nhân viên

Nếu nhà tuyển dụng thiết lập được quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, họ có thể khai thác tối đa năng lực của đội ngũ nhân viên. Từ đó tăng cao năng suất làm việc, giữ chân nhân viên hiện tại. Đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thoả mãn.

II. Quy trình đào tạo nhân viên mới chi tiết

Khi hoàn thành các công việc chuẩn bị cơ bản, nhân sự cần gửi thông tin qua email về nhân sự tới các phòng ban liên quan. Từ đó những phòng ban này có được thông tin về nhân sự mới. Điều này giúp đảm bảo khi nhân sự mới đến, các phòng ban liên quan sẽ không bất ngờ và dễ dàng chào đón một cách hòa đồng, tạo sự gắn kết giữa các nhân viên.

Quy trình đào tạo nhân viên mới chi tiết

1. Chuẩn bị môi trường làm việc thật tốt

Sau quá trình phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, bộ phận nhân sự sẽ có danh sách các ứng viên trúng tuyển đã được phê duyệt. Từ danh sách này, nhân sự sẽ tiến hành lên kế hoạch quy trình hội nhập nhân viên mới và sắp xếp công việc cho nhân viên mới.

Các công việc chuẩn bị và sắp xếp đầu tiên bao gồm: chuẩn bị không gian làm việc, bàn làm việc, các dụng cụ liên quan đến công việc (máy tính, bút, giấy, sổ tay, thẻ ra vào…), cung cấp bản mô tả công việc và kế hoạch đào tạo.

2. Chào đón nhân viên mới

Nhân viên mới sẽ không tránh khỏi cảm giác ngại ngùng, và việc sử dụng từ ngữ phù hợp với một nhóm nhân viên có thể rất khó khăn. Nhân sự có thể tổ chức một buổi giới thiệu ngắn. Nhằm chào đón nhân viên mới với toàn bộ thành viên trong phòng ban.

Sau quá trình chào đón, việc giới thiệu các nhân viên đã tạo ra một môi trường thoải mái hơn và giảm bớt căng thẳng. Nhân sự tiếp tục dẫn người mới thăm quan và giới thiệu các phòng ban liên quan, chức năng và phạm vi hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời, nhân sự sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới trong quá trình giới thiệu.

3. Đào tạo về thông tin, định hướng công việc của công ty

Một điều quan trọng khác mà nhân sự cần giới thiệu cho nhân viên mới là thông tin về doanh nghiệp. Các thông tin cơ bản về doanh nghiệp có thể được giới thiệu như lịch sử hình thành, thành tựu đạt được, cơ cấu lãnh đạo của doanh nghiệp. Đây là những thông tin cơ bản giúp nhân viên mới hiểu về tổng quan doanh nghiệp.

4. Đào tạo về chuyên môn

Trong quá trình làm việc, nhân viên mới cần được trang bị thêm kiến thức liên quan để có thể hỗ trợ các bộ phận khác khi cần.

– Nắm vững tổng quan về thị trường và ngành hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

– Hiểu rõ về vị trí công việc mà mình đảm nhận và phải nắm vững kiến thức liên quan.

– Được trang bị các kỹ năng mềm như giao tiếp, quan hệ khách hàng, làm việc đội nhóm, đàm phán và giải quyết vấn đề.

– Được đào tạo và nâng cao năng lực của mình thông qua việc phát triển các kỹ năng và năng lực liên quan đến công việc.

5. Đánh giá 

Trước khi ký kết hợp đồng chính thức, giữa lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên mới sẽ diễn ra một buổi trò chuyện cởi mở. Trong buổi trò chuyện này, lãnh đạo sẽ lắng nghe những vấn đề và đóng góp xây dựng. Cũng như tâm tư và nguyện vọng của nhân viên mới sau quá trình đào tạo.

Từ quy trình đánh giá nhân viên này, lãnh đạo sẽ nắm bắt được khả năng của nhân viên và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với năng lực của họ. Đồng thời, quá trình đánh giá này cũng giúp lãnh đạo hoàn thiện quy trình đào tạo chuyên nghiệp hơn cho các tuyển dụng sau này.

Để thực hiện việc đào tạo nhân viên mới một cách dễ dàng hoặc bỏ sót nội dung, có thể áp dụng phần mềm quản lý quy trình. Điều này giúp quá trình làm việc diễn ra một cách thông suốt và hiệu quả hơn.

III. Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới

Với không ít doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty mới thành lập, việc đào tạo nhân viên không hề dễ dàng và có thể coi là một thử thách lớn. Bởi mỗi nhân viên được tuyển dụng đều đảm nhận một vai trò và trọng trách riêng trong sự phát triển của doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số biểu mẫu về quy trình đào tạo nhân viên mới mà các doanh nghiệp cần tham khảo:

1. Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Word

Biểu mẫu dạng file word đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng phổ biến trong thời gian gần đây. Loại biểu mẫu này mang lại sự tiện lợi cho các công ty trong việc theo dõi quy trình đào tạo nhân viên mới.

– Biểu mẫu số 1

Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Word số 1

– Biểu mẫu số  2

Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Word số 2

– Biểu mẫu số 3

Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Word số 3

2. Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Excel

Tương tự như biểu mẫu dạng Word, biểu mẫu đào tạo nhân viên mới theo định dạng Excel cũng rất phổ biến và được nhiều công ty biết đến và sử dụng. Dưới đây là một biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới được thiết kế dưới định dạng Excel:

– Biểu mẫu số 1

Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Excel số 1

– Biểu mẫu số 2

Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Excel số 2

Để tiện theo dõi quy trình đào tạo nhân viên và lưu trữ thông tin của nhân sự mới dễ dàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý. Hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự Achamcong đang là một trong những giải pháp tiện lợi, được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng.

Trên đây là một bài viết chi tiết về quy trình training nhân viên mới từ đầu đến cuối dành cho các doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin được cung cấp trong bài viết đã giúp bạn có thêm những gợi ý và hướng dẫn hữu ích để bắt tay ngay vào việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả nhất.

Cách quản lý nhân sự hiệu quả nhà quản lý cần biết

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA