Trong thời đại hiện nay, việc áp dụng công nghệ phần mềm trong quản lý chấm công là không thể thiếu. Trên thị trường, có nhiều loại hình chấm công khác nhau. Trong số đó, không thể không đề cập đến phần mềm chấm công miễn phí bằng excel. Để hiểu rõ hơn về loại phần mềm chấm công này, hãy cùng theo dõi các thông tin chi tiết được chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Phần mềm chấm công miễn phí trên excel có thật sự mang lại hiệu quả không?

I. Phần mềm chấm công miễn phí bằng excel là gì?

Phương pháp chấm công bằng excel là quá trình ghi nhận thời gian làm việc, số ngày đi làm, ngày nghỉ phép. Các trường hợp đi làm sớm hoặc về muộn của nhân viên trong một tệp excel. Tất cả thông tin và dữ liệu được thu thập trong quá trình chấm công được ghi lại một cách đầy đủ và chính xác trên tệp excel. Bộ phận nhân sự có thể sử dụng thông tin này để tính lương và xác định các chế độ đãi ngộ phù hợp cho nhân viên.

II. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm chấm công miễn phí bằng excel

Excel là một công cụ quản lý dữ liệu miễn phí nên đã trở nên rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Phần mềm chấm công bằng excel có những đặc điểm riêng. Nó mang lại một số ưu điểm đáng chú ý cho người sử dụng, bên cạnh một số hạn chế.

Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm chấm công miễn phí trên excel

1. Ưu điểm của phần mềm chấm công miễn phí bằng excel

Phần mềm chấm công bằng excel luôn là sự lựa chọn ưu ái của nhiều doanh nghiệp để thực hiện việc chấm công cho nhân viên. Nó được ưa chuộng bởi những tính năng hữu ích giúp các chủ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực của họ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số ưu điểm của phần mềm chấm công cho nhân viên cần được nhấn mạnh:

– Phần mềm hoàn toàn miễn phí

Khi sử dụng chấm công trên excel, doanh nghiệp không phải bỏ ra bất kỳ khoản chi phí nào. Chỉ cần tải phần mềm excel về máy tính và thiết lập một bảng chấm công trên excel với các thông tin như tên nhân viên, mã nhân viên, ngày, tháng, năm, giờ làm việc… là có thể thực hiện việc chấm công cho nhân viên. Chấm công là một phần quan trọng và thiết yếu của doanh nghiệp. Việc thực hiện nó mà không tốn phí giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạt động và đạt được lợi nhuận.

– Đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian

Phần mềm excel đã được dùng trong công việc văn phòng từ lâu, nên nó trở thành một công cụ quen thuộc và thân thiết. Phần mềm chấm công miễn phí bằng excel có giao diện người dùng dễ sử dụng. Để bắt đầu làm việc trên nó, người dùng chỉ cần mở ứng dụng mà không cần đăng nhập hoặc thực hiện những thao tác phức tạp.

Đối với nhân viên văn phòng, hầu hết mọi người đều có kiến thức cơ bản về việc sử dụng excel. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải dành thời gian để đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm này.

– Đa dạng biểu mẫu 

Người dùng có thể lựa chọn từ nhiều mẫu biểu đồ sẵn có trong excel để thực hiện việc nhập liệu và quản lý dữ liệu. Nếu không muốn sử dụng các biểu mẫu có sẵn, người dùng có thể tự tạo hoặc tải về từ các nguồn khác để sử dụng trong tệp excel của họ.

2. Nhược điểm của phần mềm chấm công miễn phí bằng excel

Ngoài ưu điểm lớn nhất là miễn phí, không khó để nhận thấy những hạn chế của việc sử dụng excel để chấm công. Dưới đây là một số nhược điểm khi áp dụng excel trong việc chấm công.

– Khó quản lý và tìm kiếm

Mỗi tháng, bộ phận quản lý nhân sự cần phải tổng hợp một loạt các tệp tin khác nhau như chấm công, bảng lương, bảo hiểm, hồ sơ nhân viên… Sự tích hợp của nhiều tệp tin dữ liệu này đôi khi gây khó khăn trong việc quản lý. Vì vậy tìm kiếm thông tin cụ thể có thể mất nhiều thời gian. Lưu trữ lâu dài cũng có thể dẫn đến tình trạng máy tính trở nên chậm chạp do dữ liệu tích tụ.

– Khó mở rộng dữ liệu

Excel là một công cụ miễn phí. Tuy nhiên, nó có giới hạn về khả năng lưu trữ dữ liệu. Phần mềm chấm công bằng excel thường thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, với số lượng nhân viên ít, thường là vài chục người. Đối với các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên đông đảo, việc sử dụng excel có thể gặp khó khăn trong việc lưu trữ và mở rộng thông tin.

– Không có khả năng tự động hóa

Quản lý nhân sự là sự kết hợp của nhiều hoạt động khác nhau như quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương và nhiều công việc khác. Tất cả những hoạt động này liên quan chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau. Tuy nhiên, excel không thể tự động hóa việc gửi thông báo hoặc đánh giá nhân viên. Ngoài ra, để sử dụng excel tự động hóa một cách chuyên nghiệp, người dùng cần phải có kiến thức về những thuật toán nâng cao trong excel.

– Có thể bị sai sót 

Việc sử dụng phần mềm excel để nhập dữ liệu chấm công thường dẫn đến những sai sót và nhầm lẫn khó tránh khỏi. Khi người dùng thực hiện các thao tác như nhập số, sử dụng hàm hoặc sao chép và dán dữ liệu giữa các ô, trang tính hoặc các tệp excel khác, thường dễ xảy ra lỗi. Điều này có thể gây ra các sai sót dữ liệu hàng loạt, ảnh hưởng đến quá trình tính lương chấm công cho nhân viên.

– Tính bảo mật chưa cao

Dữ liệu có thể bị lộ do sự xâm nhập từ các virus máy tính, và thông tin cũng có thể trở nên không an toàn nếu nhân viên chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài. Vì excel không hỗ trợ tính năng phân quyền dữ liệu. Những vấn đề này có thể dẫn đến nhiều hậu quả sau này và ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp.

– Chia sẻ dữ liệu khó khăn

Ngoài những nhược điểm đã đề cập, việc sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel còn gây khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu. Khi cấp trên muốn xem bất kỳ dữ liệu chấm công nào của nhân viên, phòng nhân sự sẽ phải gửi email đính kèm file cho từng người. Điều này dẫn đến việc mất nhiều thời gian, cộng thêm nguy cơ gửi nhầm file và phải dành thời gian phản hồi và gửi lại.

III. Phần mềm chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp

Excel là một công cụ miễn phí rất phổ biến, nhưng phần mềm chấm công bằng excel bị hạn chế nhiều tính năng. Nếu sử dụng lâu dài và muốn đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp, excel có thể không phải lựa chọn tốt. Vậy liệu có một giải pháp thay thế tốt hơn và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp không?

Phần mềm chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp

Achamcong – Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt là một công cụ quản lý nhân sự tiên tiến đúng theo xu hướng công nghệ 4.0. Có khả năng khắc phục những hạn chế của phần mềm chấm công miễn phí bằng excel. Vậy Achamcong có những điểm mạnh nào giúp tối ưu hóa quản lý chấm công cho doanh nghiệp?

1. Quản lý chấm công tự động

Phần mềm Achamcong sử dụng camera chấm công AI thông minh. Giúp nhân viên có thể thực hiện chấm công tự động mà không cần phải lo lắng về việc quên chấm công khi làm việc. Thời gian check in và check out sẽ tự động cập nhật ngay vào hệ thống phần mềm. Điều này cho phép cả nhân viên và quản lý theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân. Bên cạnh đó, phần mềm Achamcong cũng ghi nhận chính xác số ngày nghỉ phép, số phút đi làm muộn và về sớm cho mỗi nhân viên.

2. Quản lý đơn từ hiệu quả

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm Achamcong là khả năng quản lý đơn từ một cách hiệu quả. Nhân viên có thể tạo và gửi các loại đơn như đơn xin đi làm muộn, về sớm, đơn nghỉ phép,… ngay trên ứng dụng Achamcong trên điện thoại. Đồng thời, bộ phận nhân sự cũng dễ dàng theo dõi và xử lý các đơn từ này trên hệ thống phần mềm. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ sự phức tạp của việc xử lý giấy tờ truyền thống đối với cả nhân viên và bộ phận nhân sự.

3. Xuất file báo cáo nhanh chóng

Phần mềm Achamcong hỗ trợ việc xuất file báo cáo một cách nhanh chóng và linh hoạt. Các loại báo cáo có thể được trực tiếp xem trên phần mềm hoặc được xuất ra dưới định dạng file excel một cách nhanh chóng. Không còn cần phải mất thời gian đối chiếu và tổng hợp dữ liệu như khi sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel. Achamcong tự động thực hiện quy trình này, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu nguy cơ sai sót.

4. Sắp xếp và quản lý lịch làm việc của nhân viên

Achamcong cũng có tính năng quan trọng là chia ca làm việc cho nhân viên. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng thiết lập lịch làm việc cho nhân viên một cách nhanh chóng và thuận tiện. Nhờ tính năng này, người quản lý có thể theo dõi và quản lý lịch làm việc của nhân viên. Đặc biệt là trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều ca làm việc trong một ngày.

5. Hỗ trợ giao tiếp nội bộ

Achamcong cung cấp khả năng hỗ trợ giao tiếp nội bộ. Khi nhân viên hoàn tất việc chấm công, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ lên phần mềm và gửi thông báo tới ứng dụng chấm công trên điện thoại của họ. Điều này giúp mỗi người biết liệu họ đã chấm công thành công hay chưa. Đây là một trong những tính năng nổi bật mà phần mềm chấm công bằng excel không thể cung cấp.

Như vậy, qua bài viết này, Ninja đã giải đáp thắc mắc về việc liệu phần mềm chấm công miễn phí bằng excel có thực sự mang lại hiệu quả không. Hy vọng rằng những thông tin được chia sẻ sẽ giúp bạn tích lũy kiến thức hữu ích. Từ đó có thể lựa chọn công cụ quản lý chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm chấm công trên điện thoại chuyên nghiệp Achamcong

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797