Máy chấm công thẻ giấy, mặc dù đã tồn tại trong một thời gian dài, vẫn là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mặc dù không tích hợp nhiều công nghệ hiện đại, nhưng chúng vẫn đem lại hiệu suất cao trong việc chấm công nhân viên cho các tổ chức sử dụng. Trong bài viết này, Ninja sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy.

Máy chấm công thẻ giấy là gì? Cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy

I. Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công thẻ giấy là một loại máy sử dụng dữ liệu chấm công được lưu trữ trên các thẻ giấy để thực hiện việc chấm công. Người sử dụng không cần phải đăng ký vân tay hoặc chụp hình khuôn mặt như các loại máy chấm công cảm biến khác. Khi muốn ghi nhận thông tin chấm công, người sử dụng chỉ cần tự đọc thẻ giấy bằng máy. Sau đó dữ liệu sẽ được thêm vào hệ thống dữ liệu.

Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Hiện nay, trên thị trường có hai loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến. Đó là máy chấm công thẻ giấy in kim và máy chấm công thẻ giấy in búa. Doanh nghiệp có thể lựa chọn loại máy chấm công phù hợp tùy thuộc vào loại thẻ giấy mà họ muốn sử dụng, có thể là thẻ giấy dày hoặc mỏng.

II. Ưu điểm và nhược điểm của máy chấm công thẻ giấy

Máy chấm công thẻ giấy có những ưu nhược điểm nào? Có nên sử dụng loại máy chấm công này hay không? Sau đây Ninja sẽ phân tích rõ hơn về ưu và nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:

1. Ưu điểm của máy chấm công thẻ giấy

– Máy chấm công thẻ giấy được thiết kế nhỏ gọn, thuận tiện cho việc di chuyển và sử dụng ở bất kỳ đâu.

– Việc lắp đặt và sử dụng máy chấm công thẻ giấy rất dễ dàng. Bạn chỉ cần đặt máy ở vị trí mong muốn để chấm công mà không cần phải lắp đặt đường mạng, điện. Hoặc kết nối với máy tính như các loại máy chấm công vân tay hoặc theo khuôn mặt. Để sử dụng, bạn chỉ cần đưa thẻ giấy vào máy, máy sẽ in giờ chấm công lên thẻ giấy một cách đơn giản.

– Máy chấm công thẻ giấy có giá thành thấp hơn so với các loại máy chấm công sử dụng vân tay, thẻ hoặc khuôn mặt. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và không phải lo lắng về các khoản chi phí phát sinh.

– Tốc độ in của máy chấm công thẻ giấy khá nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây để hoàn tất việc chấm công cho mỗi người.

Ưu điểm và nhược điểm của máy chấm công thẻ giấy

2. Nhược điểm của máy chấm công thẻ giấy

– Không đảm bảo tính an toàn và trung thực

Thẻ chấm công giấy giấy dễ bị giả mạo, người khác có thể chấm công thay bạn.

– Thẻ có thể bị hỏng

Thẻ giấy có thể bị rách hoặc ướt, làm mất tín hiệu.

– Chi phí mực và làm thẻ giấy chấm công

Cần phải mua mực và thẻ giấy định kỳ, gây thêm chi phí cho doanh nghiệp.

– Sử dụng cho một số nhân viên hạn chế

Máy chấm công thẻ giấy thường chỉ phù hợp cho doanh nghiệp có từ 200 đến 500 nhân viên.

– Tổng hợp dữ liệu thủ công

Việc tổng hợp dữ liệu chấm công phải được thực hiện bằng tay, mất nhiều thời gian và dễ gây ra sai sót.

III. Cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy chi tiết, dễ hiểu

Để có thể sử dụng máy chấm công thẻ giấy một cách nhanh chóng thì việc cài đặt được xem như là điều cần thiết. Vậy làm thế nào để cài đặt máy chấm công thẻ giấy?

Về cơ bản, mỗi máy chấm công thẻ giấy từ các hãng khác nhau sẽ đi kèm với hướng dẫn cài đặt riêng. Tuy nhiên, một cách tổng quan, quy trình cài đặt máy chấm công thẻ giấy có thể thực hiện như sau:

1. Sử dụng bàn phím trên máy chấm công thẻ giấy

+ Các phím từ F1 đến F5 sẽ là các phím chức năng.
+ Phím E tương đương với phím Enter, dùng để lưu lại các thao tác đã thực hiện.
+ Phím PRO để chọn các chương trình tích hợp trong máy.
+ Phím +/- để tăng và giảm giá trị.

2. Thiết lập thời gian cho máy chấm công thẻ giấy

+ Nhấn phím F2 trên bàn phím. Màn hình sẽ hiển thị các con số, biểu thị giờ và phút. Giờ ban đầu sẽ hiển thị theo định dạng mà bạn đã thiết lập, có thể là 24 giờ hoặc 12 giờ.
+ Sử dụng các con số trên bàn phím để điều chỉnh giờ và phút theo thời gian mong muốn.
+ Sau khi đã điều chỉnh, nhấn phím E để lưu lại các thay đổi vừa thực hiện.
+ Bây giờ, máy đã được thiết lập với thời gian chính xác cho việc chấm công.

Các loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến trên thị trường hiện nay

Nếu bạn muốn thay đổi ngày và tháng, hãy nhấn phím F1 và tiến hành các bước tương tự như đã mô tả ở trên. Thông thường, các máy chấm công thẻ giấy hiển thị ngày – tháng – năm. Vì vậy, hãy chú ý đến thứ tự xuất hiện của chúng để đảm bảo thiết lập thời gian chính xác.

IV. Giải pháp thay thế máy chấm công thẻ giấy

Cùng với sự tiến bộ của công nghệ hiện đại, bạn có thể lựa chọn giải pháp chấm công hiệu quả hơn, thậm chí có thể miễn phí, với mức chi phí tương tự. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các ứng dụng chấm công trên điện thoại di động. Những ứng dụng này cung cấp nhiều tùy chọn chấm công thuận tiện cho doanh nghiệp.

Giải pháp thay thế máy chấm công thẻ giấy

Trong số đó, chúng ta không thể không nhắc đến app chấm công bằng điện thoại Achamcong. Đây là một trong những phần mềm phổ biến hiện nay, với nhiều tính năng hấp dẫn. 

– Chấm công tự động

Sử dụng công nghệ chấm công AI để tự động nhận diện khuôn mặt của nhân viên.

– Tiết kiệm thời gian

Chỉ cần 1-2 giây để thực hiện việc chấm công.

– Đảm bảo tính chính xác và minh bạch

Dữ liệu chấm công được ghi nhận theo thời gian thực để đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho tất cả nhân viên.

– Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng

Dữ liệu chấm công sau khi ghi nhận sẽ được đồng bộ ngay lập tức lên hệ thống phần mềm, giúp khắc phục vấn đề mất dữ liệu khi sử dụng máy chấm công cơ học.

– Tính bảo mật cao

Thông tin được lưu trữ an toàn trên hệ thống phần mềm, không lo bị xâm nhập bởi virus hoặc mất dữ liệu.

– Đảm bảo an ninh

Camera chấm công có khả năng cảnh báo khi phát hiện người lạ, giúp doanh nghiệp đảm bảo an ninh và giảm thiểu các sự cố không mong muốn.

Hy vọng rằng bài viết chi tiết ngày hôm nay đã giúp bạn hiểu rõ hơn về máy chấm công thẻ giấy và xem xét xem có nên sử dụng nó hay không. Mong rằng những thông tin trong bài viết này đã thực sự có ích đối với bạn.

Phần mềm chấm công trên điện thoại chuyên nghiệp Achamcong

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797