Để quản lý giờ làm của nhân viên và tính lương chính xác, nhanh chóng hơn, các doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng máy chấm công. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng máy chấm công vân tay hiệu quả và dễ dàng. Hôm nay, hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu cách sử dụng máy chấm công vân tay một cách hiệu quả nhất.

Cách sử dụng máy chấm công vân tay chi tiết nhất

I. Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công vân tay là thiết bị thu thập thông tin chấm công về thời gian làm việc của từng nhân viên trong hệ thống. Để xác định danh tính của nhân viên khi chấm công, máy sử dụng các dấu vân tay riêng biệt đã được đăng ký trước đó.

Máy chấm công vân tay là gì?

Loại máy này hoạt động dựa trên công nghệ sinh trắc học vân tay. Máy sử dụng các công nghệ phân tích và so sánh các đặc điểm riêng biệt trên dấu vân tay để xác định danh tính của nhân viên khi thực hiện việc chấm công.

Một hệ thống chấm công vân tay rất đơn giản. Bao gồm thiết bị đọc vân tay (hay còn gọi là máy chấm công bằng vân tay) và máy tính đã được cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên.

Ngoài ra, hệ thống chấm công có thể được trang bị thêm bộ lưu điện UPS để sử dụng trong trường hợp xảy ra mất điện.

II. Cách sử dụng máy chấm công vân tay phổ biến nhất

1. Tìm hiểu các phím chức năng trên máy chấm công

– Các phím từ 0 đến 9: Được sử dụng để đặt ID (Chỉ số) cho nhân viên. Ngoài ra, chúng còn có chức năng hiển thị các chữ cái tương ứng để đặt tên cho nhân viên.

– Phím bấm ESC: Dùng để quay lại Menu hoặc thoát ra màn hình chính.

– Phím M/OK: Dùng để truy cập vào Menu chính của thiết bị và thực hiện các tùy chỉnh liên quan đến mục quản lý nhân viên. Bao gồm thêm, sửa, và xóa thông tin nhân viên.

– Phím O/tam giác góc trái: Sử dụng khi khai báo ID nhân viên. Nếu muốn đặt ID khác mà không phải là ID mặc định, bạn có thể sử dụng phím này để xoá ID cũ và nhập ID mới. Ngoài ra, phím này cũng có tác dụng làm chức năng di chuyển sang trái.

– Các phím có hình tam giác: Dùng để điều hướng, di chuyển trong các menu và các tùy chọn trên thiết bị.

2. Thiết lập thông số kỹ thuật

Để truy cập vào giao diện menu chính của máy, bạn hãy nhấn và giữ phím M/OK trong khoảng từ 3 đến 5 giây. Tại đây, bạn có thể cài đặt các thông số như quản lý khai báo nhân viên, cài đặt kết nối MCC, thiết lập hệ thống thông tin…

Cách sử dụng máy chấm công vân tay phổ biến nhất

3. Cài đặt quản lý/khai báo nhân viên trên máy chấm công

Bạn chọn mục “Nhân viên mới“, tại đây bạn có thể khai báo và đăng ký thông tin ID, vân tay, mật mã…cho nhân viên mới.

Nhấn phím OK để đăng nhập vào cửa sổ đăng ký thông tin của nhân viên mới. Sau đó tiến hành khai báo thông tin nhân viên trong máy chấm công vân tay.

Lưu ý: Nếu đăng ký cho nhân viên làm việc bình thường thì đặt là “Nhân viên”. Còn nếu khai báo vân tay cho quản lý máy chấm công thì đặt là “Mục quản lý”.

Để đăng ký vân tay cho nhân viên, bạn chọn mục “VT” để tiến hành khai báo và đăng ký vân tay cho nhân viên mới. Đặt vân tay của nhân viên lên mặt đọc và ấn 3 lần liên tiếp để xác nhận thông tin vân tay. Mỗi người dùng có thể đăng ký sử dụng tối đa lên đến 10 vân tay. Lúc này cần phải thực hiện lại các thao tác đăng ký trên.

4. Sử dụng mục quản lý trên máy chấm công

Tại mục này, người dùng máy chấm công có thể quản lý toàn bộ thông tin nhân viên. Bao gồm quyền thay đổi, bổ sung, sửa chữa hoặc xóa thông tin nhân viên cũ một cách dễ dàng.

Để vào mục quản lý máy chấm công, bạn vào Menu cài đặt > Chọn Quản lý nhân viên > chọn Quản lý. Sau đó, để thực hiện chức năng nào, bạn chỉ cần di chuyển lên xuống bằng các phím điều hướng trên máy chấm công vân tay và nhấn OK.

5. Kết nối phần mềm máy chấm công

Sau khi thiết lập và kết nối thành công máy chấm công với phần mềm, bạn có thể thực hiện giao tiếp 2 chiều giữa máy chấm công và các phần mềm chấm công chuyên dụng trên máy tính để quản lý chấm công một cách dễ dàng hơn. Bằng cách này, bạn có thể tính giờ làm, in và xuất báo cáo tại từng thời điểm theo nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

III. Lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

1. Lưu ý cách cài đặt máy chấm công vân tay và hướng dẫn sử dụng

Khi lắp đặt máy chấm công, bạn cần chú ý các vấn đề sau đây:

– Nên lắp đặt máy tại vị trí phù hợp và thuận tiện như cửa ra vào, sảnh lễ tân, để đảm bảo tính tiện dụng.

– Dữ liệu vân tay và thông tin cá nhân của nhân viên phải được cài đặt chính xác trước khi sử dụng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.

– Thường xuyên lau chùi máy bằng khăn mềm, đặc biệt là phần mắt đọc vân tay, để tránh bị trầy xước và đảm bảo hoạt động tốt.

– Không lắp đặt máy ở ngoài trời, đặc biệt là những nơi có nguồn ánh sáng mạnh, để bảo vệ máy khỏi ảnh hưởng của thời tiết.

– Trước khi sử dụng, hãy tìm hiểu kỹ cách sử dụng máy chấm công và nếu máy gặp vấn đề, hãy liên hệ với nhân viên kỹ thuật để được giúp đỡ.

Lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

2. Lưu ý khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay

Khi sử dụng máy chấm công vân tay, người dùng cần chú ý các điều sau đây:

– Ngón tay chấm công cần sạch sẽ, không dính nước hay bất kỳ tạp chất nào để đảm bảo việc chấm vân tay diễn ra suôn sẻ.

– Đặt tay đúng vị trí mắt đọc vân tay để quá trình chấm công vân tay diễn ra dễ dàng và chính xác.

– Khi nhận được tín hiệu thông báo “Xin cảm ơn,” tức là quá trình chấm công thành công.

Nên đăng ký từ 02 dấu vân tay để tránh những sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong trường hợp một dấu vân tay không thể sử dụng được.

Dưới đây là cách dùng máy chấm công vân tay mới nhất năm 2024 mà ninja muốn chia sẻ với bạn đọc. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích và giúp bạn dễ dàng sử dụng máy chấm công hiệu quả. Ngoài ra, trong thời điểm bùng nổ công nghệ thông tin, các doanh nghiệp cũng cần cập nhật các phần mềm check in online để việc quản lý nhân sự diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Quên chấm công vân tay lúc về và những giải pháp khắc phục