Việc biết cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên một cách nhanh chóng và suôn sẻ có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho cả nhà quản lý và nhân sự. Nếu nhà quản lý có thể tổ chức lịch làm việc của nhân viên một cách thông minh, sẽ giúp tận dụng tối đa nguồn lực nhân sự. Đồng thời đảm bảo hoàn thành kế hoạch công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là những gợi ý giúp quản lý nhân sự sắp xếp lịch làm việc theo ca một cách đơn giản và hiệu quả nhất!

I. Cách sắp xếp lịch làm việc theo ca trong ngày

Có nhiều cách để sắp xếp lịch làm việc trong ngày theo ca cho nhân viên. Đối với những doanh nghiệp làm việc theo ca 8h/ngày có thể tham khảo một số cách sắp xếp lịch như sau:

Cách sắp xếp ca làm việc cho nhân viên đơn giản

1. Cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h ngày

Đây là các phương pháp sắp xếp lịch làm việc trong ngày mà các doanh nghiệp thường áp dụng ngày nay. Có hai lựa chọn thời gian làm việc phổ biến:

– Làm việc theo giờ hành chính 8 giờ mỗi ngày. Ví dụ, từ 8h sáng đến 17h30 chiều với một giờ nghỉ trưa. Cách sắp xếp lịch làm việc này thường phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong thời gian giờ hành chính.

– Làm việc theo ca 8 tiếng mỗi ngày, đặc biệt vào ban đêm. Những doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất thường áp dụng sự linh hoạt bằng cách chia làm ca, kết hợp giữa ca ngày và ca đêm. Việc này giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.

2. Cách sắp xếp lịch làm việc xoay ca cho nhân viên

Một số doanh nghiệp và cửa hàng có thể cần áp dụng lịch làm việc xoay ca cho nhân viên để đảm bảo hiệu suất làm việc và đảm bảo thời gian nghỉ cần thiết cho họ. Các cách sắp xếp lịch làm việc xoay ca có thể bao gồm:

– Chia thành các ca làm việc sáng, chiều và đêm. Thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi ca có thể thay đổi tùy theo thời gian mở cửa cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Nhân viên sẽ làm việc liên tục trong thời gian của ca họ được phân công.

– Chia các ca làm việc theo từng khoảng thời gian. Ví dụ, một nhân viên có thể làm việc từ 7h sáng đến 10h sáng, nghỉ giữa trưa. Sau đó tiếp tục làm việc từ 4h chiều đến 10h tối.

II. Quy định về cách sắp xếp lịch làm việc theo ca

Việc sắp xếp lịch làm việc theo ca cần đảm bảo những nguyên tắc nào? Hãy cùng tham khảo những quy định về việc chia ca làm việc sau đây:

1. Quy định về cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h ngày

Theo quy định của Bộ Luật Lao động năm 2019, dựa trên Điều 105 Khoản 1 và Khoản 2, thời giờ làm việc bình thường của người lao động được quy định như sau:

 – Thời giờ làm việc bình thường không được vượt quá 8 giờ trong một ngày và không được vượt quá 48 giờ trong một tuần.

– Người lao động có quyền tự điều chỉnh thời gian làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần nhưng cần thông báo trước cho người sử dụng lao động. Trong trường hợp làm việc hàng tuần, thời giờ làm việc bình thường không được vượt quá 10 giờ một ngày và 48 giờ một tuần. Nhà nước khuyến khích áp dụng tuần làm việc 40 giờ cho người lao động.

– Người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng thời gian tiếp xúc với các yếu tố nguy hiểm và có hại được tuân thủ theo các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Quy định về nghỉ giữa giờ đối với làm việc theo ca

Theo Điều 109 của Bộ Luật Lao động 2019, quy định về thời gian nghỉ giữa giờ trong giờ làm việc như sau:

– Người lao động làm việc trong khoảng thời gian quy định tại Điều 105 của Bộ Luật này, từ 6 giờ trở lên trong một ngày, sẽ được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục. Trong trường hợp làm việc ban đêm, thời gian nghỉ giữa giờ ít nhất là 45 phút liên tục. Đối với người lao động làm việc theo ca và làm việc liên tục từ 6 giờ trở lên, thời gian nghỉ giữa giờ sẽ được tính vào thời gian làm việc.

– Bên cạnh khoản 1, người sử dụng lao động cần tổ chức cho người lao động có thời gian nghỉ giữa giờ và ghi chép điều này vào nội quy lao động.

Quy định về cách sắp xếp ca làm việc

3. Quy định về nghỉ chuyển ca

Theo Điều 110 của Bộ Luật Lao động 2019, quy định về nghỉ giữa các ca làm việc như sau:

– Người lao động làm việc theo hình thức làm việc theo ca phải được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc tiếp theo.

– Thời gian nghỉ giữa các ca là khoảng thời gian giữa hai ca làm việc liên tiếp mà người lao động được nghỉ. Quy định về thời gian nghỉ giữa các ca là áp dụng cho những người lao động làm việc theo hình thức làm việc theo ca và yêu cầu ít nhất 12 giờ. Điều này đảm bảo rằng người lao động có đủ thời gian để phục hồi sức lao động trước khi chuyển sang ca làm việc tiếp theo.

4. Quy định về cách sắp xếp lịch làm việc theo ca nghỉ hằng tuần

Khoản 1 Điều 111 của Bộ Luật Lao động 2019 có ý nghĩa như sau:

– Mỗi tuần, người lao động cần được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục.

– Trong trường hợp đặc biệt, khi việc nghỉ hàng tuần không thể thực hiện do tính chất công việc, người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng người lao động được nghỉ ít nhất 4 ngày trong một tháng.

5. Quy định về việc làm thêm giờ

Theo Điều 107 của Bộ Luật Lao động 2019, số giờ làm thêm của người lao động trong năm 2023 không được vượt quá 40 giờ mỗi tháng và không được vượt quá 200 giờ trong năm (trừ một số trường hợp đặc biệt được làm thêm không quá 300 giờ trong năm).

III. Những công cụ hỗ trợ cách sắp xếp lịch làm việc theo ca

Bộ phận nhân sự có thể áp dụng nhiều phương pháp sắp xếp lịch làm việc theo ca. Bao gồm việc thực hiện bằng tay, sử dụng Excel hoặc các công cụ hỗ trợ khác. Tuy nhiên quan trọng nhất là đảm bảo rằng số giờ làm việc của mỗi người không vượt quá 8 tiếng. Bởi việc làm quá thời gian này sẽ vi phạm quy định.

1. Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ cách sắp xếp lịch làm việc theo ca

Ngoài các điểm quan trọng đã đề cập, để tối ưu hóa quá trình sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, các doanh nghiệp có thể tùy chọn và sử dụng các ứng dụng hỗ trợ trong việc xếp ca làm việc. Một ví dụ nổi bật là Achamcong, một phần mềm xếp lịch làm việc theo ca, tính lương, và sắp xếp lịch làm việc theo ca, phù hợp cho nhiều loại doanh nghiệp và ngành công nghiệp khác nhau.

Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ xếp lịch làm việc

Phần mềm Achamcong sở hữu những tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên làm việc ca gãy dễ dàng và tiện lợi:

– Thiết lập ca làm việc dễ dàng

Nhà quản lý có thể dễ dàng biết cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho từng nhân viên theo từng khung giờ khác nhau trên trang quản trị của Achamcong. Việc thiết lập sẽ bao gồm các thông tin như:

+ Tên ca

+ Số công

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc ca

+ Thời gian nghỉ giữa ca

+ Khoảng thời gian cho phép đi muộn/ về sớm

+ Phân ca theo chi nhánh, chức vụ, phòng ban

– Quản lý chấm công tự động

Achamcong tích hợp công nghệ nhận diện face id bằng camera AI và chấm công bằng khuôn mặt thông qua điện thoại, mang lại sự tiện lợi tối đa. Nhân viên có thể chấm công khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc một cách nhanh chóng, chỉ trong vòng 3 giây, với độ chính xác lên đến 99,9%.

Sau khi chấm công, dữ liệu sẽ được đồng bộ ngay lập tức vào hệ thống phần mềm. Nhân viên có thể xem bảng chấm công cá nhân trên điện thoại di động. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi dữ liệu chấm công của toàn bộ nhân viên trên hệ thống quản trị.

Sử dụng Achamcong cũng đảm bảo tính minh bạch đối với tất cả nhân viên, cho phép họ tự theo dõi và xác thực quá trình chấm công hàng ngày một cách dễ dàng.

– Xuất file báo cáo nhanh gọn

Bên cạnh tính năng thiết lập và quản lý, Achamcong cũng cung cấp hỗ trợ cho việc xuất báo cáo một cách nhanh chóng và dễ dàng cho người dùng. Dữ liệu về phân ca làm việc, chấm công, và nhiều khía cạnh khác có thể được tổng hợp và xuất ra file Excel mà người dùng có thể tải xuống ngay lập tức. Điều này giúp cho doanh nghiệp quản lý và tính lương cho nhân viên hàng tháng trở nên thuận tiện hơn.

2. Cách sắp lịch làm việc theo ca trên Excel

Để thực hiện việc chia ca làm việc một cách công bằng và hiệu quả, quy trình sau có thể được áp dụng:

– Bước 1: Tạo danh sách nhân viên với các thông tin quan trọng như tên, mã nhân viên, chức vụ, và phòng ban.

– Bước 2: Xác định các quy định liên quan đến việc trực, xác định số lượng nhân viên trong mỗi ca làm việc và tổng số ca làm việc trong một ngày.

– Bước 3: Sử dụng các công cụ hỗ trợ như Excel để tạo lịch làm việc cho từng nhân viên. Có thể sử dụng các hàm tính toán để phân bổ các ca làm việc một cách cân đối và đảm bảo không có sự trùng lặp trong lịch làm việc.

IV. Lưu ý đối với cách sắp xếp lịch làm việc theo ca

Dưới đây là 2 phương pháp thường được sử dụng để sắp xếp lịch làm việc trong ngày tại các doanh nghiệp và cửa hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả, bạn nên chú ý đến các vấn đề sau:

Lưu ý đối với cách sắp xếp ca làm việc

– Trước khi sắp xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên, bạn có thể dành thời gian tìm hiểu về nhu cầu và những thông tin của họ.

– Đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể cập nhật những thông tin liên quan đến lịch, ca làm việc của mình khi cần thiết.

– Luôn có kế hoạch xếp lịch làm việc trước thời hạn.

Việc lựa chọn cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu suất làm việc và tổ chức công việc một cách hiệu quả. Khi một hệ thống sắp xếp lịch làm việc theo ca được áp dụng đúng cách, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc phân công công việc cho nhân viên. Hy vọng rằng thông qua việc này, doanh nghiệp có thể tìm thấy cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên một cách hiệu quả nhất.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797