Những ngành nghề như sản xuất, nhà hàng – khách sạn và tổ chức sự kiện thường đòi hỏi nhân viên làm việc theo ca. Do đó, việc biết cách chia ca làm việc cho nhân viên trở thành một kỹ năng không thể thiếu. Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Để hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa việc phân ca làm việc cho nhân viên, mời quý vị quản lý đọc bài viết dưới đây.

Cách chia ca làm việc cho nhân viên chuẩn xác cho nhà quản lý

I. Ca làm việc là gì?

Ca làm việc đề cập đến khoảng thời gian mà người lao động dành cho công việc. Nó bắt đầu từ khi nhận nhiệm vụ và kết thúc khi chuyển giao nhiệm vụ cho người khác. Bao gồm cả thời gian làm việc và các khoảng thời gian nghỉ giữa giờ.

Ca làm việc là gì?

Các công ty và doanh nghiệp thường chia ca làm việc vì các lý do sau đây:

– Đảm bảo chất lượng công việc và sức khỏe của nhân viên

– Đảm bảo tiến độ công việc diễn ra trôi chảy, không bị đình trệ vì thiếu người nhưng dư việc

– Tiết kiệm chi phí nhân sự hiệu quả

II. Quy định về cách chia ca làm việc cho nhân viên

Theo Bộ Luật lao động nêu rõ trong quy định về thời gian làm việc mỗi ca như sau:

Ca làm việc bình thường cho người làm theo ngày thường không quá 8 giờ mỗi ngày. Đối với người làm theo tuần, ca làm việc bình thường thường tối đa là 10 giờ mỗi ngày.

Quy định về cách chia ca làm việc cho nhân viên

Ngoài ra, theo Điều 107, Điều luật Lao động năm 2019, nếu người lao động đồng ý làm thêm giờ khi được yêu cầu, thì thời gian làm việc trong ca đó có thể kéo dài. Điều 60 của Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đã hướng dẫn cụ thể về giới hạn làm thêm giờ như sau:

(i) Tổng số giờ làm thêm không vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày làm thêm;

(ii) Trong trường hợp làm việc bình thường theo tuần, tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không vượt quá 12 giờ/ngày;

(iii) Trong trường hợp làm việc không toàn thời gian, tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không vượt quá 12 giờ/ngày;

(iv) Tổng số giờ làm thêm không vượt quá 12 giờ/ngày, trong các ngày nghỉ lễ, tết và ngày nghỉ hàng tuần;

Trong trường hợp làm thêm giờ, người sử dụng lao động chỉ được yêu cầu người lao động làm việc tối đa 12 giờ/ngày. Tuy nhiên, cần đảm bảo thời gian làm thêm giờ không vượt quá 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm. Trừ trường hợp làm công việc sản xuất da, giày, điện, cấp thoát nước.

>>> Xem thêm: Cách ghi bảng chấm công hàng ngày chi tiết, chính xác nhất

III. Cách chia ca làm việc cho nhân viên hợp lý

Quá trình chia ca làm việc phụ thuộc vào số lượng nhân viên, tính chất ngành nghề cũng như rất nhiều yếu tố khác. Hãy tham khảo 3 cách chia ca làm việc cho nhân viên mà Ninja gợi ý cho bạn sau đây:

1. Theo mục đích kinh doanh

Thực tế, mỗi tổ chức sẽ có giờ mở cửa và đón tiếp lượng khách vào giờ cao điểm không giống nhau. Do đó, đa phần các ca làm việc sẽ được chia thành một số khung giờ như sau: 

– Ca sáng: Từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều.

– Ca tối: Từ 5 giờ chiều đến 11 giờ tối.

– Ca xoay: Có thể là từ 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều, hoặc từ 6 giờ chiều đến 10 giờ tối, hoặc từ 5 giờ chiều đến 9 giờ tối.

Cách chia ca làm việc cho nhân viên hợp lý

2. Theo khối lượng công việc

Phân chia ca theo khối lượng công việc thường được áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đây là do những ngành nghề này thường có khối lượng công việc lớn. Đồng thời cần đảm bảo sức khỏe của nhân viên để duy trì hoạt động sản xuất.

Bên cạnh đó, hoạt động của các doanh nghiệp này thường phải diễn ra liên tục và có lượng đơn hàng lớn. Nhà quản lý cần đánh giá tình hình sản xuất tại từng thời điểm để sắp xếp số lượng nhân viên một cách hợp lý. Cách phân chia ca có thể bao gồm chia theo đơn vị thời gian như 4 tiếng, 6 tiếng hoặc 8 tiếng để đảm bảo tính linh hoạt.

3. Theo mong muốn của nhân viên

Bạn có thể đáp ứng một phần hoặc cố gắng hết sức để đáp ứng yêu cầu của nhân viên. Trong trường hợp nhân viên là học sinh hoặc sinh viên, thường không tránh khỏi thời gian học hoặc các trường hợp bận riêng. Đối với những người lao động lớn tuổi, có con nhỏ hoặc đang gặp khó khăn về sức khỏe, việc hỗ trợ họ là điều cần phải làm.

IV. Giải pháp khắc phục cách chia ca làm việc cho nhân viên hiệu quả

Chia ca làm việc thủ công mất rất nhiều thời gian và gặp phải các khó khăn và vấn đề sau:

– Sự thay đổi ca làm việc hoặc xin nghỉ đột ngột của nhân viên có thể gây khó khăn trong việc sắp xếp lại nhân sự cho ca làm việc khác kịp thời.

– Quản lý thủ công có thể gây ra sự không hiệu quả và dễ dẫn đến việc nhập sai thông tin.

– Việc lưu trữ thông tin về ca làm việc không được đảm bảo tính bảo mật và an toàn. Từ đó có thể dẫn đến nguy cơ mất thông tin.

Giải pháp khắc phục cách chia ca làm việc cho nhân viên hiệu quả

Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng này? Giải pháp cho các nhà quản lý doanh nghiệp là sử dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc.

Achamcong là một phần mềm chuyên nghiệp và hiệu quả được thiết kế để chia ca và xếp lịch làm việc cho nhân viên. Với những tính năng ấn tượng, phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thiết lập ca làm việc cho từng bộ phận, chi nhánh trên cùng một hệ thống. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và quản lý ca làm việc của từng nhân viên mà không lo lẫn lộn thông tin hoặc mất dữ liệu. Ngoài ra, phần mềm còn giúp thực hiện chấm công, tự động tính toán ngày công và tính lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Bài viết trên đã tổng hợp các phương pháp chia ca làm việc đơn giản và hợp lý mà nhà quản trị nhân sự có thể áp dụng cho đội ngũ của họ. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, họ có thể tìm ra lịch làm việc phù hợp nhất cho nhân viên. Từ đó góp phần nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

Top 5 phần mềm chấm công bằng khuôn mặt tốt nhất

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797