Một trong những vấn đề quan trọng của các doanh nghiệp là vấn đề liên quan đến tiền lương. Dù là doanh nghiệp vừa và nhỏ hay công ty có quy mô lớn, đều đối diện với khó khăn trong việc hiểu rõ các quy định, nguyên tắc và cách chấm công tính lương cho nhân viên. Trong bài viết này, Ninja sẽ cung cấp cho các nhà quản lý nhân sự những thông tin chi tiết nhất về cách làm bảng lương chấm công.

Cách chấm công tính lương chuẩn trên máy chấm công nhân viên

I. Bảng chấm công tính lương là gì?

Bảng chấm công và tính lương là công cụ quan trọng trong doanh nghiệp. Bởi vì bảng chấm công và tính lương đóng vai trò cơ bản giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc thực tế. Đồng thời tính toán các chế độ như nghỉ phép và bảo hiểm xã hội của nhân viên.

Bảng chấm công tính lương là gì?

Bảng chấm công và tính lương được coi là một trong những công cụ hữu ích trong doanh nghiệp. Bởi nó đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi thời gian làm việc thực tế và hiệu quả công việc của nhân viên.

Chấm công tính lương bằng bảng chấm công giúp doanh nghiệp quản lý chấm công nhân viên, theo dõi số ngày nghỉ, thời gian nghỉ việc, và thời gian tham gia bảo hiểm xã hội của nhân viên… Từ đó, doanh nghiệp có căn cứ để tính lương, thưởng, và bảo hiểm xã hội cho cán bộ nhân viên. Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ chức…) đều có trách nhiệm lập bảng chấm công hàng tháng.

II. Cách chấm công tính lương trên excel cụ thể 

Trong quy trình chấm công tính lương chuẩn, có nhiều công đoạn khác nhau. Tuy vậy, dù bạn tuân theo quy trình nào thì cũng cần nắm vững các bước cụ thể và thiết lập cách làm bảng chấm công và tính lương tối ưu để đạt hiệu quả tốt nhất.

Cách chấm công tính lương cụ thể trên máy chấm công

1. Tạo danh sách cho nhân viên

Trong bước này, chúng ta sẽ tạo danh sách nhân viên bao gồm hai thông tin chính là mã nhân viên và họ tên nhân viên. Khi nhập liệu, cần kiểm tra độ chính xác để tránh sai sót trong quá trình chấm công và tạo bảng chấm công.

Để tránh nhầm lẫn do trùng tên, doanh nghiệp cũng có thể thêm các cột thông tin như ngày sinh, chức danh, phòng ban, thông tin liên hệ… để làm rõ hơn thông tin của từng nhân viên.

2. Tạo cột để tính số ngày làm việc trong tháng

Để tính số ngày công làm việc trong tháng, chúng ta sẽ tạo các cột chấm công tương ứng với số lượng nhân viên hiện tại của doanh nghiệp. Mỗi cột chấm công sẽ đại diện cho một nhân viên và ghi nhận số công làm việc của họ trong tháng.

3. Thống nhất các biểu tượng chấm công

Để bảng chấm công của doanh nghiệp dễ hiểu và thống nhất, chúng ta có thể sử dụng các biểu tượng sau đây. Doanh nghiệp có thể tự thay đổi sao cho phù hợp:

– Ốm, điều dưỡng: Ô

– Con ốm: Cô

– Thai sản: TS

– Tai nạn: T

– Chủ nhật: CN

– Nghỉ lễ: NL

– Nghỉ bù: NB

– Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K

– Nghỉ không lương: K

– Ngừng việc: N

– Nghỉ phép: P

– Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P

– Làm nửa ngày công: NN

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đổi ký hiệu này phù hợp với quy định tại đơn vị.

4. In và kiểm tra bảng lương

Nhân viên tính lương sẽ in bảng lương và thực hiện kiểm tra bảng lương dựa trên các yếu tố như: số ngày làm việc trong tháng, mức thu nhập trung bình của từng bộ phận,…

Sau khi kiểm tra hoàn tất, nhân viên tính lương sẽ gửi bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận. Trưởng phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chuyển bảng lương lên Giám đốc để xem xét và phê duyệt.

III. Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến cách chấm công tính lương?

Xây dựng và tối ưu quy trình chấm công tính lương sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, cụ thể:

1. Cơ sở cho quy trình tính lương chuẩn

Quy trình chấm công chuẩn sẽ giúp thống kê số công của từng nhân viên một cách chính xác. Điều này hỗ trợ tính toán lương và các chế độ thưởng hoặc phạt liên quan một cách chính xác.

Hơn nữa, hệ thống tài liệu và bảng biểu theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên được báo cáo rõ ràng và minh bạch. Điều này làm cho quá trình đánh giá nhân viên vào cuối năm trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

2. Tạo nên sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự

Áp dụng quy trình chuẩn trong bất kỳ lĩnh vực nào trong doanh nghiệp sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp cần thiết cho tổ chức. Điều này đảm bảo quá trình triển khai kế hoạch chấm công và quản lý nhân sự diễn ra liên tục và chặt chẽ. Từ đó, nâng cao tính chuyên nghiệp của mỗi nhân viên và từng phòng ban trong công ty.

Thực hiện quy trình chấm công chuẩn hàng tháng giúp rút ngắn quá trình xử lý thông tin và giải quyết các sai sót. Điều này đảm bảo việc trả lương và thưởng diễn ra đúng thời hạn. Đồng thời, tạo dựng hình ảnh tích cực về tính chuyên nghiệp và hiệu quả của bộ phận nhân sự cũng như toàn bộ doanh nghiệp trong mắt của nhân viên.

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến cách chấm công tính lương?

3. Quản lý nhân viên hiệu quả hơn

Cách tính lương theo bảng chấm công chuẩn sẽ thống kê chính xác kết quả giờ làm việc và công việc của nhân viên. Điều này rất quan trọng để xây dựng một hệ thống chấm công tính lương liền mạch, liên tục và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp hoàn thiện và áp dụng thành công quy trình chấm công chuẩn, sẽ giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Các công việc như làm báo cáo, tổng hợp, trích xuất giờ làm việc đều được thực hiện tự động, giúp quản lý nhân viên trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

4. Hạn chế những rủi ro, sai sót không đáng có 

Chấm công tính lương là một công việc đòi hỏi rất nhiều công sức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn với đội ngũ nhân viên đông đảo. Vì vậy, nếu cách tính lương từ bảng chấm công không được chuẩn hóa và xảy ra sai sót, sẽ gây ra rất nhiều phiền toái. Các nhân sự phụ trách sẽ phải tốn nhiều thời gian để chỉnh sửa và xử lý thông tin.

Trên đây là cách tính lương chấm công chi tiết mà Ninja muốn chia sẻ cho bạn. Việc tính lương này chủ yếu dựa trên dữ liệu thu thập từ thiết bị máy chấm công của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm chấm công trên điện thoại để hỗ trợ công việc này. Hiện nay có rất nhiều phần mềm hữu ích cho việc quản lý nhân sự này. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp với thiết bị chấm công của mình.

Top 7 app chấm công cá nhân tốt nhất trên điện thoại

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA