Bảng chấm công nhân viên là biểu mẫu dùng để theo dõi ngày công, chế độ, trợ cấp,… là căn cứ tính toán tiền lương cho nhân viên. Trong bài viết này, Ninja Group sẽ chia sẻ cho bạn những cách chấm công nhân viên phổ biến nhất. Đồng thời sẽ gợi ý cho các doanh nghiệp giải pháp chấm công nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất hiện nay.

Top 6 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất 2023

I. Các cách chấm công nhân viên truyền thống

Hiện nay vẫn có nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công truyển thống. Vậy đó là những hình thức nào? Hãy cùng Ninja tìm hiểu về từng hình thức trong nội dung dưới đây:

1. Cách chấm công nhân viên thủ công

Để thực hiện hình thức chấm công này, các phòng ban sẽ tự lập bảng tính công nhân viên. Đến cuối tháng, bảng chấm công này sẽ được gửi lại phòng nhân sự để tiến hành các bước chấm công tiếp theo.

– Chấm công theo ngày

Chấm công theo ngày

Chấm công theo ngày là hình thức chấm công khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tùy vào đặc điểm của công ty mà cách quy định, ký hiệu riêng cho hình thức chấm công này sẽ khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng cách chấm công vân tay, thẻ, truyền thống để thực hiện chấm công theo ngày. Chấm công theo ngày có khả năng áp dụng với mọi vị trí của nhân viên.

– Chấm công theo giờ

Chấm công theo giờ

Chấm công theo giờ được thể hiện thông qua một bảng chấm công tổng hợp thời gian mà nhân viên làm việc. Người quản lý sẽ có trách nhiệm tích vào bảng thời điểm nhân viên có đi làm để có cơ sở cho việc chấm công nhân viên. Hình thức chấm công này phù hợp với các công việc bán thời gian, hưởng lương theo giờ.

– Chấm công nghỉ bù

Chấm công nghỉ bù

Đây là cách chấm công nhân viên trong trường hợp công việc cần phải làm thêm giờ. Đối với hình thức chấm công này, nhân viên khi làm thêm giờ sẽ được hưởng thời gian nghỉ bù. Tuy làm thêm giờ như vậy sẽ được tính là tăng ca nhưng đôi lúc nhân viên sẽ không được hưởng lương. Với nhịp sống hiện đại ngày nay, việc chấm công nghỉ bù đã ít mang tính thủ tục hơn trước.

2. Phương pháp chấm công nhân viên bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ là cách chấm công nhân viên yêu cầu phải trang bị máy chấm công bằng thẻ từ. Với phương pháp chấm công này, nhân viên chỉ cần sử dụng 1 chiếc thẻ được được cấp bởi công ty. Sau đó quẹt thẻ vào máy để thực hiện chấm công. Mọi dữ liệu chấm công và mã số nhân viên sẽ được lưu trữ trong máy.

Chấm công nhân viên bằng thẻ từ

– Ưu điểm

+ Tối ưu thời gian chấm công so với hình thức chấm công thủ công

+ Có thể được sử dụng ở đa dạng mô hình doanh nghiệp

+ Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu ngay cả khi mất điện

– Nhược điểm

+ Mất nhiều chi phí làm thẻ từ cho nhân viên

+ Nhân viên không thể thực hiện chấm công nếu quên mang theo thẻ từ

+ Dễ xảy ra tình trạng nhân viên gian lận, chấm công hộ nhau

3. Cách chấm công nhân viên bằng vân tay

Cách chấm công bằng vân tay được thực hiện thông qua máy chấm công điện tử vân tay. Nhân viên chỉ cần đặt tay vào máy. Sau đó hệ thống sinh trắc học sẽ tự động tiến hành quét và lưu lại danh tính cũng như thời gian đi làm của nhân viên.

Chấm công nhân viên bằng vân tay

– Ưu điểm

+ Chấm công nhanh chóng, tiện lợi

+ Chỉ mất chi phí lắp đặt máy, không mất thêm chi phí nào khác

+ Giải quyết được vấn đề chấm công hộ của nhân viên

+ Có thể đồng bộ dữ liệu với phần mềm chấm công, cho phép trích xuất dữ liệu thời gian ra vào, ngày nghỉ của nhân viên

– Nhược điểm

+ Người lao động với công việc đặc thù khiến vân tay bị mờ hay xước sẽ không thể sử dụng cách chấm công nhân viên này.

+ Nếu máy bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài như chỗ chấm vân tay bị ẩm ướt, bị bụi,… thì sẽ không thể nhận diện được vân tay.

+ Đôi khi máy chấm công bị lỗi sẽ khiến nhân viên phải chấm công lại nhiều lần mới được, khiến cho người chấm công sau phải chờ đợi.

4. Phương pháp chấm công nhân viên bằng điện thoại

Cách chấm công nhân viên bằng cách sử dụng thẻ từ là một trong những phương pháp phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng. Những thông tin cần thiết và mã số của nhân viên sẽ lưu trong chiếc thẻ này. Mỗi khi chấm công, bạn chỉ cần quẹt thẻ vào máy đọc thẻ, các thông tin ngày giờ ra vào của mình sẽ được máy chấm công lưu lại nhanh chóng.

Chấm công nhân viên bằng điện thoại

– Ưu điểm

+ Hình thức được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng.

+ Tiết kiệm thời gian, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn: thực hiện chấm công với thời gian nhanh, tầm khoảng 2s/ người.

+ Tích hợp dễ dàng với các máy chấm công khác.

+ Chấm công với thẻ từ có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả khi bị mất điện.

– Nhược điểm

+ Ngân sách cho việc in ấn thẻ từ khá lớn.

+ Bắt buộc nhân viên luôn phải mang thẻ từ, nếu quên thì không thể chấm công

+ Khó kiểm soát được tình trạng chấm công, nhân viên có thể chấm công hộ nhau.

5. Phương pháp chấm công nhân viên bằng Excel

Để công việc chấm công hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết kế bảng chấm công khoa học, dễ hiểu. Dưới đây là mẫu bảng chấm công nhân viên bằng excel phổ biến mà bạn có thể tham khảo.

Chấm công nhân viên bằng Excel

II. Achamcong – Giải pháp chấm công nhân viên tự động bằng công nghệ AI

Trong bối cảnh của kỷ nguyên công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số, việc tối ưu quy trình quản lý và chi phí cũng là vấn đề cấp thiết khiến doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp chấm công.

Hiểu được điều đó, trên thị trường đã xuất hiện giải pháp chấm công hiệu quả, hiện đại hơn. Giúp giải quyết các nhược điểm và bất cập của các cách truyền thống. Giải pháp hiệu quả nhất dành cho các doanh nghiệp lúc này đó là hướng đến sử dụng các phần mềm chấm công.

Thực tế, với những phương pháp chấm công kể trên, mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó, phụ thuộc vào nhu cầu cũng như khả năng tài chính của mỗi doanh nghiệp sẽ có những hình thức chấm công phù hợp để quản lý nhân sự.

Giải pháp chấm công nhân viên nhanh chóng và tiện lợi nhất hiện nay

Có thể nói Achamcong là app chấm công nhân viên bằng điện thoại hiện đại và chuẩn xác nhất hiện nay. Ứng dụng tích hợp các tính năng nổi bật, bao gồm:

+ Thực hiện chấm công nhận diện khuôn mặt một cách chuẩn xác

+ Thực hiện chấm công theo thời gian thực

+ Làm đơn xin đi muộn/ về sớm, đơn nghỉ phép, đơn sửa công nhanh chóng

+ Quản lý ca làm việc dễ dàng

+ Xuất file báo cáo chỉ trong vài giây

+ Hỗ trợ truyền thông nội bộ

Mỗi doanh nghiệp đều có cách chấm công nhân viên khác nhau để phù hợp với quy mô nhân sự cũng như cơ cấu và nhu cầu của mình. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương thức tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị của doanh nghiệp!

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA