Nếu bạn là nhân viên văn phòng thì không thể không quan tâm đến bảng chấm công. Bảng chấm công đóng vai trò quan trọng trong việc tính lương cho nhân viên ở mọi công ty. Có nhiều mẫu và kiểu bảng chấm công khác nhau, tùy thuộc vào từng công ty mà chúng ta áp dụng. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu mẫu bảng chấm công theo giờ cho nhân viên, sử dụng trên bảng tính excel, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel chi tiết nhất

I. Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ được tạo bằng Excel hoặc Word để ghi lại thời gian làm việc của nhân viên theo ngày, tuần và tháng. Đây là cơ sở để phòng nhân sự tính toán mức lương và thưởng một cách chính xác nhất cho nhân viên.

Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ thường được sử dụng rộng rãi trong các công ty có nhân viên làm việc theo giờ và nhận lương theo giờ làm. Ngoài ra, một số công ty cũng áp dụng hình thức chấm công này trong những lĩnh vực khác. Bao gồm nhà hàng và khách sạn, nơi mà đa số nhân viên làm việc theo ca xoay hoặc ca làm việc không liên tục.

II. Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel chi tiết từ A-Z

Có 3 bước chính để có thể lập được file mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel

1. Chuẩn bị bảng chấm công

Đầu tiên, bạn cần xác định số lượng cột trong bảng chấm công của mình. Sau đó điền nội dung cho từng cột.

Trong bước này, bạn cần nhập đầy đủ thông tin cho các cột cũng như thông tin của từng nhân viên (tên, mã nhân viên, vị trí công việc…).

Chuẩn bị bảng chấm công

2. Ghi số giờ ra và giờ vào vào các cột tương ứng trên bảng tính Excel

Nếu bạn sử dụng máy để chấm công, bạn có thể trích xuất dữ liệu và thực hiện các bước sau:

Trên bảng kết xuất sử dụng chức năng Data/Bộ lọc để lọc ra các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV. Sau đó sao chép dữ liệu vào bảng xử lý. Sử dụng chức năng Dán để dán dữ liệu, đảm bảo không tính các dòng bị bỏ trống.

Tiếp theo, bạn sao chép dữ liệu từ ô D4 đến ô cuối cùng trên bảng kết xuất và dán vào bảng chấm công bạn đã tạo ở bước 1. Kết quả sẽ giống như hình ảnh thứ hai (lưu ý sử dụng chức năng dán Giá trị).

Ghi số giờ ra và giờ vào vào các cột tương ứng trên bảng tính Excel

3. Tính số giờ công

Sử dụng công thức sau để tính được số giờ công của từng nhân viên:

Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào 

>>> Xem thêm: Cách làm bảng chấm công word dễ dàng, nhanh chóng

III. Mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất

Bảng chấm công excel theo giờ là một loại bảng chấm công phổ biến nhất và thường được sử dụng để tính lương cho nhân viên dựa trên giờ làm việc. Mẫu chấm công theo giờ thường bao gồm thông tin về ngày làm việc, tên nhân viên, giờ vào/ra, ca làm việc, số giờ làm việc, số giờ làm thêm, số giờ nghỉ và lương.

Mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất

Trong đó:

– Cột A ghi mã số của từng nhân viên đang làm việc trong công ty hoặc doanh nghiệp. Thông thường, mã số này là duy nhất và không trùng lặp.

– Cột B ghi họ và tên tương ứng với mã số ở cột A của nhân viên.

– Cột C ghi giới tính của nhân viên trong công ty hoặc doanh nghiệp.

– Cột 1 đến cột 31 ghi ngày chấm công từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng. Cột “In” ghi giờ vào làm việc và cột “Out” ghi giờ tan làm việc của nhân viên.

– Cột 32 ghi tổng số giờ công thực tế mà nhân viên đã làm trong tháng đó.

– Cột “Số phút đi muộn” được tính tự động bằng công thức để đếm số phút mà nhân viên đi muộn. Điều này giúp kiểm soát sự chậm trễ trong công việc.

– Cột “Số phút về sớm” được tính tự động bằng công thức để tính tổng số phút mà nhân viên về sớm.

IV. Ưu nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ

1. Ưu điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ

– Excel đã được trang bị sẵn các công thức tính toán, người dùng chỉ cần điền thông tin vào.

– Nếu có thông tin giống nhau, người quản lý có thể sử dụng chức năng sao chép một cách đơn giản và nhanh chóng.

– Việc tạo bảng chấm công nhanh chóng, đặc biệt dễ dàng đối với nhân viên có kỹ năng sử dụng Excel.

– Các công thức được thiết lập trước cho phép nhân viên tính toán giờ làm việc và tổng lương của người lao động.

– Việc sử dụng bảng chấm công Excel cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

Ưu nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ

2. Nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ

Bảng chấm công theo giờ làm việc cũng mang đến một số hạn chế ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhà quản trị. Bao gồm:

– Dễ gây nhầm lẫn

Bảng excel có nhiều cột và sử dụng nhiều định dạng, gây nhầm lẫn nếu người sử dụng chưa thành thạo. Việc nhầm lẫn và sai sót trong số liệu có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động trong công ty.

– Quản lý phức tạp

Sử dụng excel chỉ cho phép một người duy nhất theo dõi, trong trường hợp cấp trên muốn xem thông tin, bạn phải gửi báo cáo. Điều này có thể gây nhầm lẫn và làm mất thời gian thực hiện.

– Lưu trữ khó khăn

Sử dụng excel đòi hỏi bạn phải liên tục lưu dữ liệu sau mỗi thao tác. Nếu không, dữ liệu có thể bị mất. Ngoài ra, việc sử dụng bảng chấm công theo giờ trên Excel còn có nguy cơ mất file hoặc bị thất lạc file.

– Hạn chế trong thao tác

Nếu quản lý cần xem thông tin của một nhân viên cụ thể, phải chờ đợi cấp dưới gửi báo cáo lên, không thể tự kiểm tra và gây phiền phức.

V. Giải pháp lập bảng chấm công theo giờ làm việc tự động, nhanh chóng

Excel là một công cụ miễn phí và hữu ích trong việc quản lý giờ công của nhân viên. Tuy nhiên, tạo mẫu bảng chấm công nhân viên theo giờ lại có nhiều hạn chế. Quản lý chấm công chỉ bằng excel chưa đủ. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp chấm công bằng camera nhận diện khuôn mặt để tăng tính dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả trong việc chấm công và quản lý giờ công.

Giải pháp lập bảng chấm công theo giờ làm việc tự động, nhanh chóng

Achamcong là một phần mềm chấm công sử dụng công nghệ camera AI, cho phép chấm công tự động và nhanh chóng. Ngoài chức năng chấm công, phần mềm còn hỗ trợ tổng hợp dữ liệu và xuất file báo cáo một cách nhanh chóng. Doanh nghiệp không cần phải tốn thời gian để lập bảng chấm công và nhập dữ liệu thủ công nữa.

Thay vào đó, khi sử dụng phần mềm này, tất cả dữ liệu chấm công sẽ được cập nhật trực tiếp lên hệ thống. Quản lý có thể xem thời gian làm việc của nhân viên trực tiếp trên hệ thống hoặc xuất file báo cáo excel chỉ trong vài giây. Doanh nghiệp cũng không cần lo lắng về việc nhầm lẫn thông tin hoặc bảo mật dữ liệu do ít có sự can thiệp của con người. Tất cả các thao tác sẽ được thực hiện tự động trên phần mềm và mang đến những tiện ích tuyệt vời cho người dùng.

Bảng chấm công theo giờ bằng excel là một công cụ quan trọng giúp bộ phận nhân sự có thể theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng một cách chính xác. Qua bài viết này, hy vọng rằng các nhà quản trị trong doanh nghiệp sẽ biết cách lập bảng chấm công theo giờ trong excel một cách chuyên nghiệp. Từ đó đơn giản hóa quy trình tính công lương cho nhân viên.

App chấm công trên điện thoại đáng sử dụng nhất hiện nay

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA