Chấm công và tính lương một cách chính xác và hiệu quả là một thách thức mà nhiều nhà quản lý phải đối mặt. Sự sai sót trong quá trình này có thể dẫn đến mất thời gian đáng kể. Vì vậy, việc tạo và duyệt bảng chấm công nhân viên sao cho đúng chuẩn và đầy đủ rất quan trọng. Bảng tính công nhân viên là gì? Trong bài viết này, Ninja sẽ chia sẻ thông tin về các mẫu bảng chấm công cho nhân viên.

I. Bảng chấm công nhân viên là gì?

Bảng chấm công là công cụ được sử dụng để ghi nhận số ngày làm việc thực tế và ngày nghỉ của người lao động trong một tháng. Bao gồm cả việc nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Bảng chấm công này là cơ sở để tính lương chấm công cho người lao động một cách chính xác và đầy đủ nhất.

Bảng chấm công dành cho nhân viên là gì?

Trong một doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban hoặc tổ/nhóm thường phải lập bảng chấm công hàng tháng. Sau đó gửi đến phòng kế toán và sử dụng các tài liệu liên quan khác để tính toán lương. Thông thường, bảng chấm công được tạo trên máy tính dưới dạng bảng chấm công cá nhân excel.

II. Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng bảng chấm công nhân viên?

Bảng tính công nhân viên đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá tần suất làm việc của nhân viên. Nếu bảng chấm công được thiết kế khoa học và độ chính xác cao, việc sử dụng mẫu bảng chấm công cả nhân hàng ngày sẽ dễ dàng hơn. Chuẩn hóa bảng chấm công mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp nói chung và bộ phận Nhân sự nói riêng. Bao gồm:

1. Chuyên nghiệp hóa bộ máy quản lý nguồn lực

Quy trình tạo bảng chấm công theo tiêu chuẩn giúp công ty xây dựng các quy định và chính sách chấm công có logic. Điều này giúp thiết lập các quy trình hoạch định thời gian quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ quản lý và tất cả nhân viên.

2. Tránh xảy ra sai sót

Việc tính toán và theo dõi không luôn chính xác 100%. Vì vậy, việc tiêu chuẩn hóa các loại bảng chấm công và quy trình tạo bảng chấm công cho công nhân là một giải pháp để chấm dứt tình trạng sai sót trong việc chấm công và tính lương. Từ đó hạn chế gây phiền hà cho bộ phận nhân sự.

Thay vì phải dành thời gian để sửa lỗi sau khi chúng xảy ra, khi sử dụng các loại bảng chấm công tiêu chuẩn, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng xử lý các vấn đề không minh bạch trong quản lý giờ làm, giúp tránh những rủi ro liên quan đến quản lý nhân sự.

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng bảng chấm công?

3. Cơ sở để tính lương chuẩn cho nhân viên

Sử dụng các loại bảng chấm công khác nhau, bộ phận Nhân sự có thể xác định chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên. Điều này giúp họ tính toán lương cho nhân viên một cách chính xác và thiết lập các biện pháp thưởng hoặc phạt tùy theo hiệu suất làm việc của họ.

4. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên

Các loại bảng chấm công tiêu chuẩn thường cung cấp thông tin chính xác về số giờ làm việc và hiệu suất của nhân viên. Quy trình chấm công trong doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách liền mạch, liên tục và hiệu quả.

Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình chấm công chuẩn sẽ giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình báo cáo và trích xuất dữ liệu, tối ưu hóa quy trình tính lương.

III. Mẫu bảng chấm công nhân viên mới nhất hiện nay

Mỗi năm, bảng chấm công sẽ được cập nhật và hoàn thiện để phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp, đặc biệt khi có hàng nghìn nhân viên. Dưới đây là mẫu bảng chấm công cả nhân mới nhất và phổ biến nhất được sử dụng trong các công ty và doanh nghiệp.

Mẫu bảng tính công nhân viên mới nhất

1. Bảng chấm công bán thời gian cố định (chấm công theo ca)

Đây là mẫu chấm công nhân viên dành cho nhóm nhân viên làm việc theo ca. Có thể thay đổi theo yêu cầu công việc trong doanh nghiệp và có các chế độ phúc lợi cố định để đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Thời gian làm việc thường bao gồm cùng một số giờ và số ngày làm việc mỗi tuần, tương đương với bảng chấm công này.

Bảng chấm công bán thời gian cố định (chấm công theo ca)

2. Bảng chấm công toàn thời gian

Đây là một loại bảng chấm công nhân viên theo ngày đơn giản nhất, thường yêu cầu nhân viên cam kết làm việc từ 40-44 giờ mỗi tuần. Vì thời gian làm việc dài, nên hầu hết các công việc toàn thời gian đều cung cấp các phúc lợi cho nhân viên. Các phúc lợi này có thể bao gồm kỳ nghỉ, ngày nghỉ ốm, bảo hiểm y tế và các lựa chọn kế hoạch hưu trí khác nhau.

3. Bảng chấm công nhân viên luân phiên

Lịch làm việc luân phiên thường bao gồm sự thay đổi giữa các ca làm việc trong ngày, buổi trưa và ca đêm. Đây là mẫu chấm công nhân viên phổ biến. Đặc biệt trong các ngành như dịch vụ, xây dựng, quân đội, nhà máy điện và lĩnh vực chăm sóc sức khỏe 24/7.

Chu trình luân phiên này giúp phân chia công việc một cách công bằng và hiệu quả. Đảm bảo rằng không ai bị buộc phải làm việc ở các ca không mong muốn, như ca đêm hoặc ca sáng sớm.

4. Bảng chấm công bán thời gian

Bảng chấm công nhân viên theo giờ được sử dụng để hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc theo dõi hoạt động làm việc của nhóm nhân viên không làm việc full-time trong giờ hành chính tại công ty. Các nhân viên này thường được cung cấp chế độ phúc lợi và đãi ngộ linh hoạt hơn so với nhân viên làm việc toàn thời gian, và có cách tính phúc lợi riêng biệt dựa trên tính chất công việc của họ.

5. Bảng chấm công nghỉ bù

Thời gian nghỉ bù thực chất là thời gian mà người lao động đã làm thêm giờ mà không nhận được trả lương trực tiếp. Thay vào đó, họ được cấp thời gian nghỉ sau đó, và thu nhập vẫn được tính dựa trên thời gian làm việc.

Bảng chấm công nghỉ bù

6. Bảng chấm công nhân viên linh hoạt

Đây là bảng mẫu chấm công nhân viên dành cho nhân viên ít cam kết nhất, thích hợp cho các CTV và người làm việc thời vụ với doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào chính sách của nhà tuyển dụng, nhân viên có thể phải làm ít nhất một số giờ hoặc làm việc trong một khoảng thời gian hàng ngày cố định.

Bảng chấm công linh hoạt

7. Bảng chấm công theo thông tư 107

Mẫu bảng chấm công nhân viên đã được xây dựng dựa trên Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về chế độ kế toán hành chính, Sự nghiệp. Mục đích của mẫu là để ghi nhận thời gian làm việc thực tế ngoài giờ làm việc. Từ đó có cơ sở tính toán thời gian nghỉ bù hoặc trả lương cho người lao động.

8. Bảng chấm công nhân viên thông tư 133

Bảng chấm công thông tư 133

Mẫu bảng chấm công cho nhân viên theo Thông tư 133 là mẫu số 01a- LĐTL được ban hành cùng với Thông tư 133/2016/TT-BTC. Mẫu này áp dụng cho:

– Các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế, theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trừ các doanh nghiệp Nhà nước.

– Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa trong lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.

IV. Cách xây dựng bảng chấm công nhân viên dễ dàng

Để tạo một bảng mẫu bảng chấm công đơn giản, doanh nghiệp có thể lựa chọn tải các mẫu bảng chấm công đã có sẵn hoặc tự tạo một bảng chấm công dựa trên hướng dẫn chi tiết và đơn giản.

Cách xây dựng bảng chấm công dễ dàng

Thông tin cần có trong một bảng chấm công bao gồm:

– Số thứ tự

– Mã số nhân viên

– Họ và tên nhân viên

– Chức vụ

– Bộ phận làm việc

– Bảng công về ngày làm việc trong tháng 

– Thời gian ra và vào 

– Loại ngày nghỉ và số ngày phép còn lại

Sau khi tạo bảng công, bạn cần liên kết nó với tài liệu tính lương để tạo bảng lương dựa trên bậc lương của nhân viên. Đảm bảo tránh sai sót và sự cố trong quá trình tính công và lương.

V. Achamcong – Bảng chấm công nhân viên tự động, khoa học

Phần mềm quản lý chấm công nhân viên hiệu quả Achamcong đã ra đời để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự trong bối cảnh mới. Nhận thức chính xác về sự quan trọng cũng như khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp. Được biết đến là phần mềm quản lý chấm công hàng đầu trên thị trường, Achamcong đã và đang hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp. Phần mềm này luôn nhận được những đánh giá cao từ các chuyên gia và khách hàng doanh nghiệp nhờ tích hợp các tính năng và ưu điểm vượt trội.

Achamcong – Bảng chấm công nhân viên tự động, khoa học

1. Các tính năng của phần mềm quản lý chấm công Achamcong

Achamcong không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chấm công dễ dàng mà còn hỗ trợ quản lý đơn từ, quản lý ca làm việc và xử lý công việc liên quan đến khen thưởng và kỷ luật một cách chính xác và thuận tiện:

– Quản lý ca làm việc: Tự động hóa việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm việc sắp xếp và phân chia ca làm việc một cách hợp lý.

– Quản lý đơn từ: Cho phép nhân viên và các phòng ban gửi đơn từ và đề nghị liên quan đến nghỉ phép, đi trễ, về sớm, công tác ngoài công ty, làm thêm giờ hoặc thay đổi lịch làm việc.

– Quản lý thông tin nội bộ: Cung cấp khả năng cập nhật thông tin nội bộ và tương tác dễ dàng với nhân viên thông qua cách gửi thông báo nhanh chóng qua điện thoại và cập nhật thông tin nội bộ liên tục.

– Quản lý nhân sự, khen thưởng và kỷ luật: Hỗ trợ việc quản lý hồ sơ nhân sự để dễ dàng thực hiện chấm công và trả lương. Nó cũng giúp quản lý thực hiện việc khen thưởng nhân viên xuất sắc và xử lý các trường hợp vi phạm quy định công ty một cách hiệu quả.

2. Những ưu điểm vượt trội khi quản lý bảng chấm công nhân viên tự động

Với những tính năng xuất sắc, phần mềm Achamcong mang đến nhiều ưu điểm vượt trội, giúp doanh nghiệp quản lý chấm công nhân viên một cách tự động:

– Tiết kiệm thời gian: Chỉ cần mất khoảng 1 giây khi nhân viên đi qua camera để thực hiện chấm công.

– Thuận tiện cho quản lý từ xa: Giúp chủ doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách thuận tiện, ngay cả khi họ không có mặt tại văn phòng.

– Độ chính xác cao: Tránh việc gian lận và sai sót trong quá trình chấm công nhân viên.

– Giảm ùn tắc và chen lấn: Nhân viên không cần phải chen lấn trong quá trình chấm công hàng ngày, giúp tạo điều kiện làm việc tốt hơn và tăng hiệu suất công việc.

– Hạn chế việc quên chấm công: Giảm thiểu khả năng nhân viên quên chấm công.

Hy vọng rằng những thông tin trên đây từ Ninja sẽ giúp bạn thiết lập mẫu bảng chấm công nhân viên một cách chuẩn mực. Việc này sẽ hỗ trợ công việc chấm công và quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn. Để thực hiện điều này, nhiều tổ chức đã bắt đầu sử dụng các phần mềm công nghệ để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin.

Top 7 app chấm công cá nhân tốt nhất trên điện thoại

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797