Việc sử dụng excel để quản lý công việc là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là nó hoàn toàn miễn phí. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian so với việc quản lý trên giấy. Trong bài viết này, Ninja sẽ chia sẻ kiến thức về quản lý công việc cùng những mẫu quản lý công việc bằng excel hiệu quả nhất.

I. Quản lý công việc bằng excel là gì?

Quản lý công việc bằng excel là việc sử dụng công cụ excel để ghi lại quá trình làm việc dưới dạng bảng tính và số liệu. Phương pháp này giúp theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Bằng cách sử dụng số liệu, người quản lý có thể kiểm soát mức độ hoàn thiện của công việc. Từ đó xây dựng bảng đánh giá và đưa ra các giải pháp khắc phục khi công việc gặp trục trặc.

Quản lý công việc bằng excel là gì?

Khi sử dụng mẫu quản lý công việc bằng excel bạn có thể điều chỉnh các thành phần và hàm công thức sao cho phù hợp. Điều này giúp tạo ra một bảng theo dõi và quản lý hoàn chỉnh nhất. Mẫu excel sẽ hỗ trợ bạn ghi chú tất cả các công việc, chiến dịch, số liệu trong một dự án. Cách làm này tạo ra không gian chung cho nhà quản lý và tất cả nhân viên để nắm bắt, báo cáo và nhận nhiệm vụ về công việc.

II. Mẫu quản lý công việc bằng excel mới nhất

Tiếp theo hãy cùng Ninja tìm hiểu các template bảng theo dõi tiến độ công việc mà mọi người có thể tham khảo trong quá trình quản lý công việc trên excel.

Mẫu quản lý công việc bằng excel hiệu quả, chi tiết

1. Mẫu quản lý dòng thời gian

Mẫu Timeline template trong excel sẽ mang lại cái nhìn tổng quan về các mốc thời gian trong quá trình thực hiện chuỗi công việc. Thông qua bảng tính excel, không chỉ trưởng nhóm mà còn các bên liên quan khác cũng có thể theo dõi dự án một cách thuận tiện. Điều này giúp các thành viên trong nhóm tiết kiệm thời gian trong việc trao đổi thông tin, báo cáo, và các cuộc họp.

Quản lý thời gian

2. Mẫu quản lý công việc bằng excel biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là công cụ hữu dụng nhất cho những công việc đơn giản, ít chồng chéo và dễ dàng tạo lập.

– Cung cấp bảng tính với các khung thời gian và công việc chi tiết

– Người quản lý có thể đánh dấu được khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc

– Theo dõi và giám sát quá trình thông qua mốc thời gian trọng điểm

Để có được kết quả tốt nhất, người quản lý cần tạo một biểu đồ thời gian chung và gửi đến các thành viên trong đội.

3. Mẫu danh sách việc cần làm – Todolist

Mẫu danh sách công việc (Todolist) là một bảng nhiệm vụ mà các thành viên trong nhóm cần hoàn thành. Với vị trí của các công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

Phương pháp này giúp mọi người trong nhóm nhớ nhiệm vụ của họ và phân chia thời gian hiệu quả cho những công việc quan trọng.

Khi kết hợp danh sách công việc với biểu đồ Gantt, sự hiệu quả sẽ được tăng cường. Người quản lý nhóm khi áp dụng phương pháp này cần dựa vào năng lực của từng nhân viên. Đồng thời xem xét tình trạng của dự án để phân công nhiệm vụ một cách hợp lý.

4. Mẫu quản lý công việc bằng excel Issue tracking 

Việc tạo ra một bảng tính để ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hoặc quy trình thực hiện dự án là rất quan trọng. Mẫu biểu này sẽ lưu trữ thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, nguyên nhân, hậu quả, và người xử lý. Qua đó, bạn có thể dễ dàng hiểu rõ nguyên nhân và đưa ra giải pháp toàn diện cho vấn đề, tránh tái phát sai lầm trong tương lai.

5. Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel – Weekly timecard

Mẫu biểu đồ thời gian hàng tuần là một tài liệu quản lý tiến độ công việc bằng excel hữu ích cho các nhóm thực hiện dự án.

Thẻ thời gian hàng tuần

Quản lý còn cần ghi chép từng mốc thời gian mà nhóm dành cho từng công việc và hạng mục trong dự án. Cách làm này giúp trưởng nhóm đánh giá tiến độ công việc cũng như khả năng giải quyết vấn đề của nhân sự trong nhóm.

6. Mẫu quản lý công việc bằng excel với Project tracking 

Mẫu bảng theo dõi dự án, giúp người sử dụng theo dõi quy trình và tiến độ công việc một cách nhanh chóng. Từ đó, có thể thực hiện đánh giá và kiểm soát hoạt động của dự án. Đảm bảo rằng nó đang được triển khai đúng theo kế hoạch thời gian và ngân sách đã được xác định.

7. Mẫu file excel theo dõi KPI

Một trong những trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo dự án là theo dõi, đo lường và đánh giá KPI (Chỉ số hiệu suất chính). Điều này giúp người quản lý dự án đánh giá hiệu suất của dự án, kiểm soát công việc của nhóm, theo dõi tiến độ. Đồng thời phát hiện lỗi hoặc thiếu sót tại các hạng mục cụ thể. Từ đó, họ có thể đưa ra các biện pháp nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc theo đúng yêu cầu của dự án.

8. Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc với Event management

Khác biệt hẳn so với các biểu mẫu quản lý công việc trên excel, mẫu quản lý sự kiện sẽ giúp bạn lên kế hoạch chi tiết cho mọi sự kiện. Dựa trên các yếu tố như số lượng khách mời, thông tin về khách mời, và các chi phí liên quan. Với bảng quản lý công việc cụ thể như vậy, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát mọi khía cạnh của sự kiện hoặc tiệc tùng.

III. Cách tạo mẫu quản lý công việc bằng excel theo dõi tiến độ làm việc

Để quản lý công việc hiệu quả bằng excel, các nhà lãnh đạo có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.

1. Phác thảo mẫu quản lý công việc

Trước khi tạo bảng quản lý trên excel, bạn cần vẽ sơ đồ trước để tránh thiếu thông tin. Một bảng quản lý tiến độ công việc trên excel cần chứa những thông tin cơ bản bao gồm:

– Tên doanh nghiệp

– Tên dự án

– Tên người thực hiện

– Tên nhiệm vụ

– Thời gian bắt đầu

– Thời gian kết thúc 

– Số ngày thực hiện

Cách tạo mẫu quản lý công việc bằng excel theo dõi tiến độ làm việc

2. Tạo bảng tính excel cho từng công việc cụ thể

Để lập lịch làm việc bằng excel thông qua bảng tính, trước hết bạn cần thiết lập các dự án mà nhóm đang thực hiện. Tiếp theo, tạo một trang tính mới trong bảng tính excel để ghi lại khối lượng công việc của nhóm.

3. Lập bảng danh sách cho từng người phụ trách

Hãy sử dụng mẫu quản lý công việc bằng excel để tạo bảng danh sách với tên và thông tin của tất cả thành viên trong nhóm. Trong trường hợp có quá nhiều thành viên, bạn có thể sử dụng màu sắc để tìm kiếm và phân biệt dễ dàng.

4. Đưa ra tiêu đề nội dung công việc

Sau đó, nhập tên cho mỗi công việc mà nhóm đang thực hiện và sắp xếp chúng dưới tên người phụ trách. Bạn có thể liệt kê nhiều công việc dưới mỗi người phụ trách, phản ánh khối lượng công việc mà họ cần xử lý.

5. Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc

Xác định thời gian hoàn thành cho mỗi công việc của các thành viên trong nhóm sẽ giúp giữ cho nhóm tập trung mà không bị phân tán về mặt thực hiện công việc. Hơn nữa việc chia nhỏ các công việc thành từng cột mốc sẽ giúp quản lý dễ dàng. 

Bạn có thể thiết lập thời gian hoàn thành cho các cột mốc công việc dựa trên các yếu tố như: ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành của từng công việc…

6. Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên

Nhiệm vụ của người quản lý là liên tục quan sát và đánh giá kết quả của dự án. Do đó, bạn cần thường xuyên theo dõi mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel và đưa ra đánh giá chính xác về năng lực của từng thành viên. Điều này giúp người quản lý nhận biết những người làm việc hiệu quả, những người gặp khó khăn. Từ đó đề xuất những giải pháp hỗ trợ kịp thời.

IV. Giải pháp quản lý công việc khoa học thay thế excel

Chúng tôi nhận thấy rằng mẫu quản lý công việc bằng excel không thể đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càng lớn cũng như tính tiện lợi trong việc chia sẻ dữ liệu hiện nay. Do đó, áp dụng phần mềm xếp lịch làm việc với những đặc điểm và tính năng nổi bật cho phép doanh nghiệp quản lý công việc một cách chuyên nghiệp là điều cần thiết. Achamcong ra đời với sứ mệnh đem đến giải pháp quản lý công việc hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý công việc khoa học thay thế excel

Một số tính năng nổi trội của Achamcong có thể nhắc đến

– Quản lý ca làm việc: Việc tự động và dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm tự động sắp xếp và tính giờ làm việc một cách hợp lý.

– Quản lý đơn từ: Nhân viên và các phòng ban có thể dễ dàng gửi đơn đề nghị, bao gồm đơn xin nghỉ phép, đi muộn/về sớm, công tác/ra ngoài, tăng ca hay thay đổi giờ ra vào ca,…

– Quản lý thông tin truyền thông nội bộ: Cập nhật tin tức, giúp nhân viên tương tác một cách dễ dàng. Phát thông báo đến nhân viên nhanh chóng qua điện thoại. Liên tục cập nhật thông tin nội bộ và thực hiện một cách thuận tiện.

– Quản lý nhân sự, khen thưởng, kỷ luật: Hồ sơ của nhân viên được quản lý một cách thuận tiện, giúp việc chấm công và trả lương trở nên dễ dàng. Ngoài ra, có khả năng khen thưởng nhân viên đạt kết quả tốt và thực hiện kỷ luật đối với những trường hợp vi phạm quy định của công ty.

Bài viết đã giới thiệu đến độc giả một số mẫu quản lý công việc bằng excel và cách sử dụng excel một cách hiệu quả nhất trong công việc. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn cho mình một mẫu bảng phù hợp. Nếu áp dụng thành công, quá trình làm việc sẽ trở nên thuận tiện và mang lại hiệu suất cao hơn.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797