Quản lý tình trạng nhân viên đi làm muộn đang là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Một giải pháp mà hầu hết các nhà quản lý chọn là sử dụng máy chấm công để ghi lại thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc áp dụng máy chấm công trong quản lý có thể dẫn đến sự gian lận. Đồng thời làm giảm độ chính xác của kết quả. Trong bài viết dưới đây, Ninja sẽ chia sẻ với bạn đọc cách giải quyết bài toán gian lận trong chấm công.

Cách giải quyết bài toán gian lận trong chấm công

I. Những cách gian lận trong việc chấm công của nhân viên

Khi nhân viên đi làm muộn, có nhiều nguyên nhân khác nhau. Bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan. Trong một số trường hợp, do không hiểu rõ nguyên nhân cụ thể khiến nhân viên trễ giờ, người quản lý có thể đưa ra các quyết định không chính xác.

Những cách gian lận trong việc chấm công của nhân viên

1. Nói khống giờ công

Đối với các doanh nghiệp sử dụng bảng tính hoặc sổ sách tính lương để quản lý giờ công của nhân viên dưới sự giám sát của quản lý, có khả năng gặp khó khăn trong việc theo dõi chính xác giờ làm việc của nhân viên, gây ra tình trạng gian lận. Cụ thể, gian lận có thể xuất hiện dưới ba hình thức như sau:

– Quản lý trực tiếp có thể ký vào ngày công của nhân viên ngay cả khi họ nghỉ làm trong ngày đó.

– Quản lý ghi chép số giờ công để tính lương cao hơn so với số giờ làm việc thực tế theo quy định của doanh nghiệp.

– Nhân viên có thể đi muộn hoặc về sớm mà không thông báo cho quản lý. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát giờ làm việc thực tế của họ.

2. Không làm việc đúng với nhiệm vụ được giao

Việc này thường xuyên xảy ra đối với những người làm việc tại công trường, gặp khách hàng xa, thực hiện tuần tra bảo vệ,…. Đôi khi, tình huống này có thể phát sinh do những yếu tố khách quan như thời tiết xấu, hoặc buổi tối muộn. Khiến họ tự ý bỏ qua các nhiệm vụ được giao.

Với các công cụ quản lý thủ công, việc thu thập bằng chứng về việc nhân viên đã hoàn thành công việc hay chưa sẽ gặp nhiều khó khăn. Điều này có thể dẫn đến tình trạng lười biếng của nhân viên và làm cho quản lý khó khăn trong việc kiểm soát.

Cách xử lý nhân viên đi làm muộn hợp tình hợp lý

II. Hệ quả của việc gian lận trong chấm công của nhân viên

Hành vi gian lận trong quá trình chấm công của nhân viên mang đến những hậu quả không lường trước được cho cả bản thân họ và doanh nghiệp. Cụ thể:

1. Đối với người gian lận

Trong trường hợp nhẹ, họ có thể bị kỷ luật, phạt tiền hoặc thậm chí là mất việc. Trong trường hợp nghiêm trọng, họ có thể phải đối mặt với hậu quả pháp lý. Sự nghiệp của họ sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong tương lai.

2. Đối với bộ phận quản trị

– Việc quản lý chấm công trở nên khó khăn do dữ liệu không chính xác, thậm chí có thể bị mất mát.

– Sự thiếu công bằng trong đánh giá năng lực và tính lương của nhân viên. Nhiệm vụ của bộ phận quản lý trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian.

– Khó khăn trong việc duy trì hiệu suất làm việc chuyên nghiệp.

3. Đối với những nhân viên khác trong doanh nghiệp

– Cảm thấy lo lắng về việc quyền lợi lương thưởng của họ có thể bị ảnh hưởng.

– Tác động đến tinh thần làm việc của các nhân viên khác.

– Gây khó khăn trong việc duy trì hiệu suất công việc.

4. Đối với doanh nghiệp

– Nguy cơ đối mặt với thâm hụt ngân sách hoặc sự chậm trễ trong đạt được mục tiêu. 

– Doanh nghiệp còn phải mất thêm thời gian và công sức trong quá trình tuyển dụng lại.

– Sự thiếu hụt ổn định trong một số vị trí có thể dẫn đến việc giảm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

III. Cách giải quyết bài toán gian lận trong chấm công của nhân viên

Achamcong là một giải pháp thông minh với nhiều tính năng, hỗ trợ kết nối máy chấm công một cách nhanh chóng và thuận tiện. Phần mềm chấm công online cung cấp những tính năng ưu việt như:

Quản lý ca làm việc

Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên trở nên dễ dàng và tự động hóa. Với khả năng tự động sắp xếp và phân chia ca làm việc một cách hợp lý.

Quản lý đơn từ

Nhân viên và các phòng ban có thể thuận tiện gửi các đơn xin nghỉ phép, đi muộn/ về sớm, công tác/ ra ngoài, tăng ca hay thay đổi giờ ra vào ca,… thông qua hệ thống này.

Cách giải quyết bài toán gian lận trong chấm công của nhân viên

Quản lý thông tin truyền thông nội bộ

Cập nhật tin tức và giúp nhân viên tương tác dễ dàng. Hệ thống cũng hỗ trợ việc phát thông báo nhanh chóng đến nhân viên qua điện thoại. Thông tin nội bộ được cập nhật liên tục và quản lý một cách thuận tiện.

Quản lý nhân sự, khen thưởng, kỷ luật

Quản lý hồ sơ nhân sự một cách thuận tiện, giúp việc chấm công và trả lương trở nên dễ dàng. Hệ thống còn hỗ trợ quá trình khen thưởng những nhân viên có kết quả tốt. Đồng thời áp dụng kỷ luật đối với những trường hợp vi phạm quy định công ty.

Nguyên nhân của hành vi gian lận từ phía nhân viên có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố, kết hợp cả các yếu tố chủ quan và khách quan. Sử dụng một phần mềm chấm công hiện đại như Achamcong mang đến nhiều tính năng tiện ích, giúp giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý, từ việc không cần phải liên tục nhắc nhở hoặc kiểm tra trực tiếp đội ngũ nhân viên của họ. Hy vọng bài viết trên của Ninja sẽ có thể giúp bạn hiểu được và áp dụng cách giải quyết bài toán gian lận trong chấm công.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797