Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nhân sự là một khái niệm mới mẻ với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đối với các tập đoàn lớn, việc thực hiện chuyển đổi số đã trở thành một phần quan trọng của chiến lược dài hạn. Liệu doanh nghiệp của bạn đã thực sự thích ứng với quy trình chuyển đổi số trong quản lý nhân sự? Làm cách nào để đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi này diễn ra một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Ninja nhé!

I. Quy trình chuyển đổi số trong quản lý nhân sự là gì?

Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự đề cập đến việc sử dụng công nghệ số hóa trong hoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Đây không đồng nghĩa với việc thay thế hoàn toàn con người bằng máy móc. Thay vào đó, chuyển đổi số tập trung vào việc tối ưu hóa và tinh gọn hóa sử dụng nguồn nhân lực hiện có.

Bằng cách tự động hóa một số quy trình sử dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và đồng thời tiết kiệm được một phần chi phí đáng kể.

II. Quy trình chuyển đổi số trong quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp Việt Nam

Để hoạt động chuyển đổi số quản trị nhân sự đi đến thành công, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng một quy trình với từng bước đi rõ ràng. Dưới đây là các bước để xây dựng và triển khai chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực.

Quy trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

1. Xác định mục tiêu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Quá trình chuyển đổi số trong quản lý nhân sự bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp muốn đạt được gì thông qua việc thực hiện chuyển đổi này? Thông thường, mục tiêu này sẽ tương quan mật thiết với mục tiêu kinh doanh. Đồng thời được đo lường bằng giá trị kinh doanh mà nó mang lại.

2. Phân tích và đánh giá tình trạng hoạt động quản trị nhân sự

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành phân tích chi tiết về tình trạng hoạt động quản lý nhân sự. Quá trình này bao gồm việc đánh giá các quy trình, hệ thống, và công cụ hiện đang sử dụng.

– Đánh giá hiệu suất hiện tại: Đánh giá các quy trình quản lý nhân sự hiện tại và đo lường hiệu suất của chúng. Điều này bao gồm việc xem xét các yếu tố như thời gian tính lương hàng tháng, tỷ lệ nghỉ việc,….

– Xác định các quy trình và công việc cần cải tiến: Xác định các quy trình mà hiệu suất không đạt mục tiêu hoặc có thể cải thiện. Đây có thể bao gồm quy trình thủ công, sự thiếu linh hoạt, sự phụ thuộc vào tài liệu vật lý. Doanh nghiệp cần xác định các quy trình có thể tối ưu hóa thông qua sự tự động hóa hoặc sử dụng công nghệ mới.

– Xác định các giải pháp mới: Xác định các công cụ và hệ thống công nghệ mới có thể giúp cải thiện quy trình quản lý nhân sự. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Hỗ trợ số hóa các hoạt động như chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản lý thông tin nhân sự, quản lý BHXH,….

3. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Nhằm đạt được mục tiêu và hiểu rõ tình trạng quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần phải xây dựng một kế hoạch chuyển đổi số chi tiết. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cụ thể cũng như thời gian triển khai và các kỹ năng quản lý nhân sự.

4. Triển khai giải pháp công nghệ

Triển khai các giải pháp công nghệ đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Quá trình này bao gồm việc cài đặt và tích hợp các hệ thống, công cụ, phần mềm cần thiết để hỗ trợ quá trình số hóa quản trị nhân sự.

5. Hỗ trợ và đào tạo nhân viên

Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Họ cần sự hỗ trợ và đào tạo để có thể sử dụng các công cụ và hệ thống mới một cách hiệu quả. Do đó, khi triển khai bất kỳ giải pháp nào, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo để sử dụng chúng một cách hiệu quả.

6. Thử nghiệm và đánh giá

Sau khi triển khai các giải pháp, doanh nghiệp cần tiến hành giai đoạn thử nghiệm để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống. Giai đoạn này giúp xác định và khắc phục các lỗi hoặc vấn đề trước khi triển khai rộng rãi. Việc thu thập phản hồi từ nhân viên và các bộ phận liên quan là rất quan trọng.

7. Triển khai toàn diện

Sau khi hoàn thành giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai hệ thống và quy trình số hóa cho toàn bộ tổ chức. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi người đều tuân thủ quy trình. Đồng thời sử dụng phần mềm một cách chính xác.

8. Xây dựng văn hóa số hóa

Bản chất của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự nằm ở việc tạo ra văn hóa số hóa. Doanh nghiệp cần thiết lập môi trường thúc đẩy nhận thức và thái độ tích cực đối với quá trình chuyển đổi số trong tổ chức. Đồng thời, khuyến khích sự hợp tác và thay đổi thái độ của nhân viên đối với công nghệ và sự thay đổi.

III. Tại sao các doanh nghiệp nên áp dụng quy trình chuyển đổi số?

Chuyển đổi số trong quản trị nhân lực mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Bao gồm:

1. Hiệu quả hơn trong khâu tuyển dụng

Khi các doanh nghiệp áp dụng công nghệ vào các hoạt động tuyển dụng. Đặc biệt là trong việc tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ ứng viên, đánh giá năng lực hoặc phỏng vấn, thời gian cần thiết giảm đi và hiệu suất tăng lên trong quá trình tuyển dụng. Điều này cũng cải thiện trải nghiệm của ứng viên.

2. Tăng năng suất làm việc 

Nhận thấy tầm quan trọng của việc chuyển đổi số để tăng cường hiệu suất sản xuất. Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư mạnh vào máy móc và dây chuyền hiện đại, tiên tiến nhằm tiết kiệm thời gian. Qua đó góp phần đáp ứng nhu cầu cạnh tranh khốc liệt trên thị trường và thúc đẩy phát triển bền vững.

Tại sao các doanh nghiệp nên áp dụng quy trình chuyển đổi số?

3. Tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự nhờ chuyển đổi số

Dù kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào, quản lý nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Quản lý hiệu quả thể hiện trong các khâu như tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên. Đồng thời đòi hỏi tính chính xác và sự rõ ràng trong việc tính lương, thưởng, chấm công và quản lý các chính sách bảo hiểm…

4. Xóa bỏ nỗi sợ chuyển đổi từ cấp lãnh đạo đến nhân viên

Để vượt qua nỗi lo sợ tâm lý này, các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp cần tích cực tiếp xúc và trải nghiệm quá trình số hóa trong các ngành nghề liên quan. Từ đó, họ sẽ nhận ra rằng số hóa có khả năng nâng cao sức mạnh và tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị. Nhờ đó, quyền lợi của họ cũng có thể được tăng cường đáng kể so với trước đây.

IV. Giải pháp cho quy trình chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Achamcong đang là sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước. Bởi những tính năng thông minh với trí tuệ nhân tạo AI hoàn toàn tự động. Phần mềm này được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho cả quản lý và nhân viên.

Giải pháp cho quy trình chuyển đổi số quản lý nhân sự

1. Quản lý chấm công

Phần mềm quản lý chấm công sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt AI và Camera AI để ghi nhận hình ảnh thực tế của từng nhân viên khi họ chấm công. Dữ liệu này sau đó được so sánh với hình mẫu đã lưu trữ trong hệ thống. Giúp tự động ghi nhận việc chấm công khi hai dữ liệu trùng khớp.

2. Quản lý ca làm việc

Phần mềm tự động hóa quản lý thời gian làm việc của nhân viên, tự động sắp xếp và phân bố ca làm việc một cách hợp lý. Nhân viên có thể đăng ký ca làm việc trực tiếp thông qua ứng dụng.

3. Quản lý thông tin nội bộ

Phần mềm cho phép cập nhật tin tức và tương tác dễ dàng với nhân viên. Nó giúp phát thông báo nhanh chóng qua điện thoại và liên tục cập nhật thông tin nội bộ.

4. Đánh giá hiệu suất của nhân viên

Phần mềm tự động tạo danh sách những nhân viên xuất sắc để tôn vinh hàng tháng. Đồng thời, nó cũng xác định những người có xu hướng đi làm muộn để áp dụng các biện pháp kỷ luật. Tính năng này thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và tạo động lực để nhân viên thi đua, làm tăng hiệu suất làm việc.

5. Quản lý đơn từ

Nhân viên dễ dàng tạo đơn xin nghỉ, đi muộn/về sớm, công tác/ra ngoài, tăng ca hoặc thay đổi giờ làm việc. Đơn xin sẽ được gửi trực tiếp đến quản lý để được xem xét và phê duyệt ngay tức thì.

6. Quản lý nhân sự, thưởng, kỷ luật

Quản lý hồ sơ nhân sự được một cách thuận tiện, giúp chấm công và thanh toán lương dễ dàng. Đồng thời, giúp thực hiện việc khen thưởng những nhân viên xuất sắc. Song song với đó là việc áp dụng biện pháp kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm quy định của công ty.

Tự hào là một trong những người đi đầu trong việc sử dụng công nghệ quản lý nhân sự tự động và chấm công bằng hệ thống camera trí tuệ nhân tạo. Achamcong cam kết mang đến cho người dùng trải nghiệm và hiệu suất tối đa. Đăng ký sử dụng thử phần mềm Achamcong ngay hôm nay để tiết kiệm thời gian và giảm chi phí tối đa cho doanh nghiệp của bạn.

Như vậy, việc áp dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nhân sự đang trở thành một xu hướng phát triển quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc quản lý nhân sự trở nên hiệu quả và tiết kiệm thời gian và chi phí. Để thực hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần thiết lập một kế hoạch cụ thể. Đồng thời có một chiến lược rõ ràng. Nếu triển khai đúng cách, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp trở nên nhanh nhẹn và cạnh tranh hơn trên thị trường.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797