Bảng chấm công theo ca là một công cụ quan trọng giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên theo từng ca làm việc, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Trong bài viết dưới đây, Ninja sẽ cung cấp thông tin về mẫu bảng chấm công theo ca và hướng dẫn chi tiết về cách lập bảng chấm công theo ca bằng excel.

Mẫu bảng chấm công theo ca mới nhất cho nhà quản lý

I. Mẫu bảng chấm công theo ca là gì?

Mẫu bảng chấm công theo ca là một mẫu bảng chấm công hàng ngày được thực hiện dưới định dạng file Excel. Được sử dụng để theo dõi ngày công làm việc theo ca của nhân viên trong các công ty, doanh nghiệp có chế độ làm việc chia thành 3 ca.

Mẫu bảng chấm công theo ca là gì?

Quy trình chấm công được thực hiện tại các phòng ban trong công ty. Sau đó, bảng chấm công được chuyển đến phòng kế toán. Đây là căn cứ để kế toán tính lương và trả lương cho nhân viên.

II. Yêu cầu khi xây dựng bảng chấm công theo ca

Chấm công theo ca khác biệt so với giờ hành chính vì nó liên quan đến việc tính lương (lương làm đêm, lương làm ngày). Vì vậy bạn cần chú ý đặc biệt. Dưới đây là những yêu cầu quan trọng khi lập và sử dụng bảng chấm công theo ca:

1. Xác định ca làm việc

Xác định các ca làm việc trong doanh nghiệp (thường là ca sáng, ca chiều và ca tối). Bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc và thời gian nghỉ giữa các ca.

2. Đảm bảo tính chính xác

Bảng chấm công theo ca phải được lập và sử dụng một cách chính xác, không gây sai sót hoặc nhầm lẫn, thể hiện sự chuyên nghiệp. Thời gian làm việc của mỗi nhân viên cần được ghi nhận đúng theo thực tế.

Yêu cầu khi xây dựng bảng chấm công theo ca

3. Theo dõi thay đổi

Khi có sự thay đổi về ca làm việc (như nghỉ phép, làm thêm giờ, thay đổi ca làm việc), bảng chấm công cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo tính chính xác.

4. Tính minh bạch

Bảng chấm công theo ca phải minh bạch, cho phép nhân viên và người quản lý xem xét và kiểm tra thông tin về thời gian làm việc. Đồng thời cung cấp phản hồi ngay lập tức nếu có bất kỳ sai sót nào.

>>> Xem thêm: Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel chi tiết nhất

III. Mẫu bảng chấm công theo ca chi tiết

1. Mẫu bảng chấm công theo ca số 1

Mẫu bảng chấm công tăng ca excel được tạo ra theo hướng dẫn trên, với thông tin dễ nhìn và phù hợp cho các công ty có số lượng nhân viên làm ca ít, không quá đông.

Mẫu bảng chấm công theo ca số 1

2. Mẫu bảng chấm công theo ca số 2

Mẫu chấm công theo ca này sẽ phức tạp hơn và được áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nhân sự làm việc theo ca nhiều. Bạn có thể tham khảo và tải miễn phí mẫu bảng chấm công theo ca như dưới đây.

Mẫu bảng chấm công theo ca số 2

IV. Cách lập bảng chấm công theo ca trên Excel

Để dễ dàng theo dõi, bạn có thể tạo bảng chấm công cá nhân excel theo mẫu như trong hình ảnh dưới đây:

Cách lập bảng chấm công theo ca trên Excel

Trong bảng, mỗi nhân viên sẽ có 4 tiêu chí cần theo dõi, bao gồm:

– 3 dòng điều tương ứng với 3 ca làm việc trong một ngày để ghi nhận số giờ làm việc của từng ca. Nếu doanh nghiệp của bạn chia số ca làm việc ít hoặc nhiều hơn, bạn có thể linh hoạt thay đổi.

– 1 dòng cuối cùng dùng để ghi nhận thời gian làm tăng ca của nhân viên, có thể sử dụng ký hiệu “TC” hoặc “OT“.

Quan sát bảng tính Excel ở phía trên, bạn sẽ thấy chúng được chia thành 31 cột tương ứng với 31 ngày trong một tháng, được đánh số thứ tự rõ ràng. Để xác định ngày là thứ mấy, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Chọn ô cần xác định ngày. Trên dòng thứ 4, hàm DATE được sử dụng dựa trên năm hiện tại, tháng được lấy từ ô B2 và ngày được lấy từ ô D3 theo mẫu bảng tính đã được tạo. Bạn có thể tham khảo hình ảnh dưới đây để hiểu rõ hơn cách thao tác này.

Chọn ô cần xác định ngày

Tiếp theo, để định dạng ngày hiển thị dưới dạng thứ trong tiếng Anh, bạn làm theo các bước sau:

– Bấm vào ô cần định dạng ngày về dạng thứ.

– Bấm vào ô cần định dạng > Chọn “Format Cells” bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt trong Excel là Ctrl + 1.

– Trong hộp thoại “Format Cells“, chọn “Custom“.

– Nhập “ddd” vào ô “Type“.

Định dạng ngày hiển thị dưới dạng thứ trong tiếng Anh

Bạn sẽ thấy kết quả hiển thị của ngày tại ô bạn đã chọn sẽ được định dạng thành thứ bằng tiếng Anh. Như vậy, khung mẫu bảng chấm công đã hoàn thành.

Trên đây là toàn bộ thông tin về bảng chấm công theo ca, cách lập bảng và cách sử dụng, cùng với một số mẫu mà nhà quản trị có thể tham khảo. Hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ có thể tạo ra một bảng chấm công chuyên nghiệp, từ đó tối ưu hóa quy trình tính công và lương.

Excel rõ ràng là một công cụ miễn phí và khá hữu ích trong việc quản lý giờ công của nhân viên. Tuy nhiên, làm mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel lại có nhiều điểm hạn chế lớn. Quản lý chấm công bằng excel thôi là chưa đủ. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng chấm công cá nhân để giúp cho việc chấm công và quản lý chấm công theo giờ được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

App chấm công trên điện thoại đáng sử dụng nhất hiện nay

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA