Quy Định Chấm Công Doanh Nghiệp Cần Nắm Bắt Nhanh Chóng

Hiện nay, vẫn có nhiều người lao động chưa nắm rõ về các quy định liên quan đến chấm công và các biện pháp xử lý khi vi phạm. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định chấm công và các biện pháp xử lý mà doanh nghiệp áp dụng khi nhân viên vi phạm.

Quy định chấm công doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh chóng

Nội dung chính

I. Quy định chấm công trong doanh nghiệp

1. Quy định chấm công bằng vân tay

Máy chấm công vân tay sẻ được mỗi công ty áp dụng và quy định đối với nhân sự của mình. Tất cả nhân sự sẽ được phổ biến về quy tắc cũng như quy chế chấm công cụ thể.

– Thời gian quy định máy chấm công bằng vân tay

+ Đầu giờ sáng: 7h00 – 8h00, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp về giờ làm việc

+ Cuối giờ sáng: 11h – 12h, phụ thuộc vào giờ bắt đầu làm việc

+ Đầu giờ chiều: 13h30 – 14h tùy từng công ty

+ Giữa buổi chiều: 15h30 – 16h30 dành cho các nhân sự có con nhỏ dưới 12 tháng và được về sớm 30 phút.

+ Cuối buổi chiều: 17h – 17h30 tùy thuộc vào thời gian bắt đầu làm buổi chiều.

+ Giữa buổi chiều tối: 19h – 20h00 đối với những công nhân làm tăng ca

– Chế độ chấm công

Đối với các nhân viên lái xe, công nhân làm việc theo giờ hoặc phải ra ngoài gặp khách, tiếp xúc với khách hàng hoặc thăm công ty khác, trước khi ra khỏi công ty, họ phải theo dõi thời gian về hoặc báo cáo cho cấp trên.

Các nhân viên có yêu cầu xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc có việc đột xuất yêu cầu về sớm hoặc đến trễ, họ phải báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận hoặc bộ phận nhân sự để có thể báo cáo cho ban lãnh đạo công ty theo ngày, tuần và tháng.

cach lam bang cham cong tren word tren may tinh don gian 03 800x450 1 Quy định chấm công doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh chóng

Quy định chấm công trong doanh nghiệp

2. Quy định chấm công hàng ngày

Nhân viên đến công ty phải thực hiện quy định chấm công bằng vân tay vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. Các lỗi chấm công bao gồm: đi muộn, về sớm, nghỉ không lý do, quên chấm công,… Khi xảy ra lỗi, nhân viên làm đơn trên hệ thống quản lý, Trưởng bộ phận/ Quản lý cơ sở duyệt đơn, và tính ghi nhận trừ KPI vào bảng đánh giá KPI của nhân viên vào cuối tháng.

3. Quy định chấm công tính lương

Công tác tính lương cho công nhân viên trong công ty hoặc doanh nghiệp sẽ được quy định như sau:

– Việc tính lương dựa trên thời gian làm việc ghi trên máy chấm công và sẽ được đối chiếu với bảng chấm công khi cần thiết.

– Việc tính lương được thực hiện theo nguyên tắc chính xác và dựa trên dữ liệu đảm bảo. Đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động đúng theo quy định.

– Người lao động sẽ nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng và được quyền kiểm tra. Đồng thời so sánh với bản sao bảng lương do Trưởng bộ phận trực tiếp giữ.

– Tiền lương được trả cho người lao động mỗi tháng một lần, từ ngày 05 đến ngày 10 của tháng. Đối với lương sản phẩm, tiền lương sẽ được trả hai lần sau khi kết toán số lượng, mỗi lần trả vào ngày 15 và ngày 30 của tháng. Lương sản phẩm phải được trả chậm nhất không quá 7 ngày sau ngày quyết toán.

II. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy định chấm công?

Quy trình chấm công và tính lương là rất quan trọng trong các doanh nghiệp. Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định chấm công phù hợp. Tương tự như việc một quốc gia cần có pháp luật để đảm bảo an ninh và công bằng, doanh nghiệp cũng cần có các quy định để hoạt động một cách hiệu quả và đảm bảo sự bình đẳng cho tất cả nhân viên. Những quy định rõ ràng là cần thiết để đạt được mục tiêu này.

banh cham cong 1 Quy định chấm công doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh chóng

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy định chấm công?

Việc xây dựng thông báo quy định chấm công sẽ mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, cụ thể:

– Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

– Mang lại sự bình đẳng giữa các cá nhân trong doanh nghiệp

III. Quy định chấm công bao gồm những yếu tố nào?

1. Số ngày nghỉ phép và đăng ký nghỉ phép

Theo quy định của Bộ Lao động, số ngày nghỉ phép trung bình của người lao động được xác định như sau:

– Người lao động trong điều kiện bình thường: 12 ngày/năm.

– Người chưa thành niên, người tàn tật, người làm việc trong môi trường độc hại, độc hại, và công việc nặng nhọc: 14 ngày/năm.

– Người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: 16 ngày/năm.

Trong trường hợp người lao động chưa làm việc đủ lâu để được hưởng 12 ngày nghỉ phép trong năm, công thức tính số ngày nghỉ là như sau:

– Số ngày nghỉ hàng năm = (Số ngày nghỉ phép cố định + Số ngày nghỉ phép tăng theo thâm niên (nếu có)) x (số tháng làm việc thực tế trong năm).

Ngoài ra, theo Điều 11 của Bộ Luật Lao động, sau mỗi 5 năm làm việc tại một đơn vị/tổ chức, người lao động được nghỉ thêm 1 ngày.

2. Thời gian làm việc

Thời gian làm việc trong mỗi công ty có thể khác nhau, tuy nhiên cần được quy định một cách rõ ràng và cố định. Ở Việt Nam, thời gian làm việc quy định là 8 giờ mỗi ngày và 44 giờ mỗi tuần.

Các doanh nghiệp thường áp dụng thời gian làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến sáng thứ 7. Tuy nhiên, chế độ làm việc và ca làm việc của nhân viên có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc của từng doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng thời gian làm việc theo chuẩn quốc tế, thì thời gian làm việc tiêu chuẩn là 40 – 44 giờ mỗi tuần. Đặc biệt, tiền làm thêm giờ sẽ được tính với mức cao hơn khoảng 20-25% so với tiền lương theo giờ thông thường.

3. Đăng ký đi muộn / về sớm / work from home

Nếu nhân viên cần đi muộn, về sớm hoặc làm việc từ xa do công việc đột xuất hoặc lý do khách quan, họ có thể liên hệ trực tiếp với người quản lý.

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định việc nhân viên được phép đi muộn, về sớm có lương. Theo quy định tại Điều 137 của Bộ luật Lao động năm 2019, các trường hợp sau đây được cho phép đi muộn có lương:

– Người lao động đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng được hỗ trợ nghỉ 60 phút trong thời gian làm việc hàng ngày.

– Nhân viên trong kỳ kinh nguyệt được khuyến khích nghỉ giải lao 30 phút trong thời gian làm việc hàng ngày.

quy trinh cham cong 1 Quy định chấm công doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh chóng

Quy định chấm công bao gồm những yếu tố nào?

4. Quy định giờ giấc ra/vào công ty

Quy định về giờ giấc ra/vào công ty không được xác định cụ thể, mà tùy thuộc vào cách tổ chức và phân bổ thời gian của từng công ty để đảm bảo tính hợp lý. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn áp dụng các khung thời gian ra/vào phổ biến như sau:

– Từ 8h đến 17h, có thời gian nghỉ trưa 1 tiếng.

– Từ 8h đến 17h30, có thời gian nghỉ trưa 1,5 tiếng.

5. Đăng ký tăng ca / làm thêm giờ

Khi có khối lượng công việc lớn, người lao động có thể đề nghị làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ công việc. Tuy nhiên cần tuân thủ các quy định sau đây nếu người quản lý đồng ý:

– Phải có sự đồng ý của người lao động (người lao động có quyền từ chối làm thêm giờ).

– Số giờ làm thêm không vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày.

– Trường hợp áp dụng giờ làm việc bình thường trong tuần, tổng số giờ làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày và không quá 40 giờ trong một tháng.

– Đảm bảo số giờ làm thêm của người lao động không vượt quá 200 giờ trong một năm. Trừ khi có quy định khác tại khoản 3 của Điều này.

6. Hình thức xử lý vi phạm quy định chấm công

Tùy theo mức độ vi phạm, có các hình thức xử lý khác nhau. Dưới đây là một số hình thức xử lý phổ biến:

– Nhắc nhở cho vi phạm nhẹ

Nhân viên có thể được nhắc nhở trực tiếp hoặc thông qua văn bản về vi phạm nhẹ. Việc sử dụng văn bản trong trường hợp này nhấn mạnh mức độ nghiêm trọng của cảnh báo. Cho thấy sự không hài lòng từ phía quản lý về hành vi đó.

– Trừ lương, trừ phép, không ghi nhận công

Trường hợp nhân viên đi làm trễ, về sớm hoặc nghỉ không xin phép, công ty có quyền trừ lương hoặc trừ phép của nhân viên, hoặc không ghi nhận công cho các khoảng thời gian vi phạm.

– Đuổi việc trong trường hợp vi phạm nặng, vi phạm nhiều lần

Nếu vi phạm tái diễn nhiều lần hoặc vi phạm nhiều quy định gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty, hình thức xử lý kỷ luật cao nhất có thể là đuổi việc.

7. Quy định về thực hiện chấm công

Khi vào làm việc tại một công ty, người lao động cần tuân thủ các quy định về chấm công. Các lỗi vi phạm thường gặp bao gồm:

– Nghỉ không có lý do: Nhân viên nghỉ làm việc mà không đệ trình đơn xin phép.

– Đi muộn: Chấm công sau thời gian quy định bắt đầu làm việc sẽ được tính là đi muộn.

– Về sớm: Nhân viên chấm công trước thời gian kết thúc ca làm việc sẽ được xem là về sớm.

– Quên chấm công: Nhân viên đến làm đúng giờ và làm đủ số giờ nhưng quên chấm công.

Trong trường hợp các lỗi vi phạm quy định là do hệ thống chấm công ghi nhận sai sót, nhân viên nên thông báo ngay với bộ phận nhân sự để được sửa chữa kịp thời.

Tuy nhiên, nếu nhân viên vi phạm quá số lần cho phép trong một tháng, cần áp dụng các biện pháp xử lý vi phạm phù hợp.

IV. Mẫu quy định chấm công tính lương chi tiết

Dưới đây là mẫu quy định chấm công tính lương dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Capture 7 Quy định chấm công doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh chóng

Mẫu quy định chấm công tính lương chi tiết

Bài viết trên đã tóm gọn các thông tin hữu ích về quy định chấm công. Để việc thực hiện quy định chấm công được hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải có giải pháp quản lý phù hợp. Do đó, việc ứng dụng phần mềm chấm công qua điện thoại là điều vô cùng cần thiết. Hy vọng rằng bạn có thể áp dụng những quy định này vào doanh nghiệp của mình để quản lý chấm công hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!