Quản lý tin nhắn fanpage là một trong những yếu tố không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh online trên trang facebook. Đối với những fanpage có lượng khách hàng nhắn tin nhiều, liên tục, quản trị viên sẽ rất khó để kiểm soát và có thể dẫn tới tình trạng mất khách, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh. Thấu hiểu được những khó khăn đó, Phần mềm Ninja sẽ chia sẻ tới bạn cách quản lý tin nhắn trên fanpage hiệu quả, tránh tình trạng sai sót, bỏ lỡ tin nhắn của khách hàng. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả cho người mới

I. Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn Fanpage cho người mới

Quản lý tin nhắn không hề dễ dàng, đặc biệt đối với người mới bắt đầu bán hàng trên Fanpage. Hiện nay, Facebook đã cập nhật các tính năng mới hỗ trợ người bán quản lý tin nhắn của khách hàng trên fanpage hiệu quả hơn. Để thực hiện quản lý tin nhắn, bạn tham khảo theo hướng dẫn dưới đây.

1. Cài đặt hiển thị lời chào trên Messenger

Khi bạn lần đầu truy cập vào một vài trang trên facebook, bạn sẽ thấy hiển thị khung chat hỗ trợ bên phải màn hình. Điều này giúp khách hàng có thể yêu cầu hỗ trợ bất cứ khi nào họ cần mà không phải tìm tên trang trên messenger nữa.

Để thực hiện bật Tự động mở cửa sổ chat trên Trang, bạn thực hiện theo hướng dẫn:

Bước 1: Truy cập vào Fanpage facebook của bạn, nhấn vào Cài đặt.

Nhấn vào Cài đặt

Bước 2: Trong bảng Cài đặt Trang bên trái, chọn Nhắn tin.

Bước 3: Tại mục Lúc bắt đầu trò chuyện trên Messenger, bạn nhấn vào Thay đổi để sửa hiển thị lời chào. 

Nhấn vào Thay đổi để sửa hiển thị lời chào

Xem thêm: Tool gửi tin nhắn facebook hàng loạt

Bước 4: Ấn Lưu để hoàn thành.

2. Thiết lập tin nhắn trả lời tự động trên Fanpage

Tin nhắn trả lời tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trong việc trả lời khách hàng. Những câu trả lời tự động sẽ thường liên quan đến các tính năng, lợi ích nổi bật của sản phẩm bạn cung cấp hoặc các tin nhắn tìm hiểu nhu cầu khách hàng.

Chủ shop thực hiện thiết lập tin nhắn trả lời tự động bằng cách:

Bước 1: Truy cập vào trang Fanpage, rồi chọn Cài đặt.

Bước 2: Trong bảng Cài đặt Trang, bạn chọn phần Nhắn tin và chọn tiếp Trả lời tự động.

Chọn tiếp Trả lời tự động

Bước 3: Tại đây, kéo xuống chọn Chỉnh sửa trong mục Tin nhắn nhanh.

Chọn Chỉnh sửa

Bước 4: Điền nội dung tin nhắn nhanh bạn muốn thiết lập. Sau đó, chọn Lưu thay đổi.

Điền nội dung tin nhắn nhanh bạn muốn thiết lập

Bạn có thể tùy chỉnh tin nhắn để chào khách hàng, thông tin về Fanpage/sản phẩm kinh doanh, hoặc thời gian bạn sẽ phản hồi khách hàng theo mẫu tin nhắn trả lời khách hàng. Đồng thời, để tăng tính cá nhân hóa, người bán có thể tùy chỉnh thêm Tên của người nhận theo tên facebook của khách hàng…

Ví dụ: “Xin chào Huyền, bạn cần tư vấn hay hỗ trợ gì ạ?” Thì Huyền ở đây chính là tên tài khoản của khách hàng truy cập.

3. Trả lời khách hàng khi không online

Trong trường hợp bạn đang bận, không online để hỗ trợ khách hàng kịp thời, nhưng tin nhắn tự động sẽ giúp bạn giữ chân khách hàng hiệu quả hơn. Việc phản hồi về lý do bạn chưa thể trả lời khách hàng ngay được cũng giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, hơn là việc phải chờ đợi mà không thấy tin nhắn phản hồi.

Bước 1, Bước 2 thực hiện tương tự như mục Thiết lập tin nhắn trả lời tự động trên Fanpage.

Bước 3: Bạn bật Tin nhắn vắng mặt, chọn Chỉnh sửa.

Bật Tin nhắn vắng mặt

Bước 4: Chọn khung giờ vắng mặt mỗi tuần và chỉnh sửa nội dung tin nhắn tùy chọn.

Bước 5: Ấn Lưu thay đổi để hoàn thành.

4. Cài đặt hiển thị thời gian trả lời

Các chủ shop/ admin trực page không thể lúc nào cũng trả lời, tư vấn khách hàng ngay lập tức được. Một số page chỉ cần vài phút, số khác lại cần đến vài giờ hoặc cam kết trả lời trong ngày.

Để thông báo thông tin này cho khách hàng, chủ shop cần bật tính năng Hiển thị thời gian trả lời. Khi đó, khi khách hàng nhắn tin trên fanpage, họ sẽ nhận được một dòng thông báo thời gian chờ trả lời từ Trang facebook. Nhờ vậy, khách hàng biết được mình sẽ phải chờ bao lâu để được phản hồi.

5. Soạn các câu hỏi có sẵn

Doanh nghiệp nên gợi ý những câu hỏi mọi người có thể hỏi trên Trang của bạn giúp người đọc hiểu rõ hơn về sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp.

Bước 1, Bước 2 thực hiện như mục Thiết lập tin nhắn trả lời tự động trên Fanpage.

Bước 3: Chọn Chỉnh sửa trong Câu hỏi thường gặp.

Chọn Chỉnh sửa trong Câu hỏi thường gặp

Bước 4: Bạn chọn Thêm câu hỏi khác. Thực hiện điền tiêu đề và nội dung câu hỏi như hình dưới đây.

Điền tiêu đề và nội dung câu hỏi

Bước 5: Chọn Lưu thay đổi.

II. Cách quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả

Để quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả, người bán truy cập vào Fanpage trên Meta Business Suite. Chọn Hộp thư để mở tất cả tin nhắn của khách hàng.

Trên giao diện chính, bạn sẽ thấy các mục:

1. Phân loại tin nhắn

Phân loại tin nhắn giúp bạn kiểm soát được tình trạng tin nhắn dễ dàng hơn, tránh tình trạng bỏ sót, quên chưa trả lời khách hàng. Trên giao diện chính của Hộp thư, bạn chọn tin nhắn cần phân loại. Và chọn các mục phân loại như hình dưới đây:

– Chuyển đến thư mục spam.

– Xóa cuộc trò chuyện.

– Đánh dấu là theo dõi.

– Đánh dấu là chưa đọc.

– Chuyển đến thư mục Xong.

Phân loại tin nhắn

2. Đánh dấu online hoặc vắng mặt

Việc đánh dấu này giúp khách hàng biết được bạn có đang online để hỗ trợ họ ngay lập tức hay không. Bạn thực hiện đánh dấu bằng cách:

– Nhấn chọn Đang có mặt trên giao diện như hình. Chọn Đang có mặt hoặc Vắng mặt.

– Chủ shop có thể thực hiện tùy chỉnh nội dung tin nhắn và cài đặt thời gian vắng mặt như hướng dẫn ở phần Trả lời tin nhắn khi không online phía trên.

Đánh dấu online hoặc vắng mặt

Xem thêm: Cách hẹn giờ gửi tin nhắn trên messenger

3. Lọc trò chuyện

Dựa trên dữ liệu của Facebook và phần phân loại tin nhắn bên trên, người bán thực hiện lọc trò chuyện để kiểm tra lại tin nhắn khi cần thiết:

Tại màn hình chính, bạn chọn vào biểu tượng như hình, chọn điều kiện lọc. Màn hình sẽ hiển thị những tin nhắn theo điều kiện lọc bạn đã chọn như hình dưới đây.

Lọc trò chuyện

Như vậy, nội dung bài viết đã chia sẻ tới bạn thông tin về cách quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả. Hi vọng bạn sẽ tham khảo và áp dụng thành công để khắc phục tình trạng sót tin nhắn của khách, hỗ trợ khách hàng chưa kịp thời. Bạn là chủ shop kinh doanh và đang thắc mắc có nên mua tăng like fanpage, hãy liên hệ Phần mềm Ninja để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA