Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững không thể bỏ qua truyền thông nội bộ. Đây là nền tảng xây dựng thương hiệu, gắn kết các thành viên trong công ty. Truyền thông nội bộ là gì? Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả như thế nào? Cùng Phần mềm Ninja tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

I. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là gì?

Xem thêm: 7p trong marketing là gì? Áp dụng 7p cho doanh doanh nghiệp

Để hiểu vai trò của truyền thông nội bộ, trước tiên bạn cần hiểu truyền thông nội bộ là gì? Theo các chuyên gia hàng đầu về marketing, truyền thông nội bộ là cung cấp, chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp (phòng ban, giữa nhân viên, giữa các công ty thành viên…). Nguồn thông tin này đảm bảo:

– Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp nhận được đầy đủ thông tin.

– Nhân viên cùng nhau hỗ trợ, thực hiện tốt và đúng công việc theo thông tin đã truyền đạt.

Xét về ý nghĩa, truyền thông nội bộ còn được hiểu là các hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa nhân viên trong một công ty, một tập đoàn. Kênh truyền thông đẩy mạnh sự tương tác giữa nhân viên. Nhờ vậy, văn hóa doanh nghiệp được củng cố và phát triển.

Trong thời buổi hội nhập, bạn cũng nên biết truyền thông nội bộ tiếng anh là gì. Nếu ai đó nói cụm từ tiếng Anh “internal communications” thì nghĩa của nó chính là truyền thông nội bộ.

II. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Khi đã hiểu truyền thông nội bộ là gì, bạn có thể phần nào biết được tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Đây được xem như hoạt động quan trọng để một doanh nghiệp phát triển bền vững.

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ là gì?

1. Củng cố văn hoá của doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là tài sản, tinh hoa của mỗi doanh nghiệp. Nhân viên chính là người thể hiện văn hóa này. Doanh nghiệp cần truyền thông nội bộ trong văn hóa doanh nghiệp để:

– Truyền thông lại các văn hóa công ty đến đội ngũ nhân sự

– Hỗ trợ nhân viên duy trì văn hóa doanh nghiệp trong suốt quá trình làm việc.

2. Xây dựng và phát triển thương hiệu doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu của mỗi doanh nghiệp. Liên kết với sự phát triển văn hóa doanh nghiệp, khi thực hiện truyền thông nội bộ tốt chính nhân viên sẽ trở thành người truyền tải hình ảnh cho công ty trong nội bộ và bên ngoài. Các hoạt động xây dựng hình ảnh thường bao gồm:

– Tầm nhìn của  ban lãnh đạo công ty

– Giá trị cốt lõi doanh nghiệp xây dựng

– Văn hóa của doanh nghiệp: văn hóa chào cờ, văn hóa biết ơn, văn hóa học hỏi…

3. Giúp truyền tải, thông báo thông tin

Đây là lợi ích cơ bản nhất của truyền thông nội bộ. Nếu hỏi chính xác truyền thông nội bộ là gì thì trước hết nó chính là truyền tải, thông báo tin tức đến nhân viên.

Truyền tải thông tin đa chiều, chính xác

– Nguồn thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác và chính thống nhất

– Phòng ban dựa trên thông tin công bố để phối hợp nhịp nhàng trong công việc. Từ đó có thể tránh được những mâu thuẫn nội bộ.

– Thông tin có sự lan tỏa từ đội ngũ lãnh đạo đến nhân viên, từ nhân viên lên và từ các bộ phận phòng ban với nhau. Từ đó, các bộ phận có sự liên kết, thúc đẩy những giá trị tích cực.

Thông tin nội bộ được truyền đạt tốt nhân viên có thể chủ động sắp xếp kế hoạch, chủ động trong công việc. Các luồng thông tin chưa rõ ràng gây mâu thuẫn được giảm bớt rất nhiều.

4. Nâng cao tinh thần đoàn kết

Đoàn kết là giá trị cốt lõi làm nên sức mạnh của mỗi doanh nghiệp. Và truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng thúc đẩy tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên, giữa nhân viên với lãnh đạo. Truyền thông nội bộ tốt, nhân viên sẽ thấy được mục tiêu, lợi ích chung. Họ thấu hiểu và đồng lòng thực hiện cùng doanh nghiệp.

III. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Cũng như việc xây dựng kế hoạch marketing cho sản phẩm mới, việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội cũng cần đầu tư rất nhiều thời gian và công sức. Người thực hiện phải có nhiều kiến thức về làm truyền thông, biết ứng dụng hiệu ứng đám đông trong marketing để làm một kế hoạch ấn tượng nhất.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

1. Đánh giá thực trạng

Kế hoạch được xây dựng cần có sự phù hợp với tình trạng thực tế của mỗi doanh nghiệp. Do đó, khi xây dựng bước đầu tiên bạn cần đánh giá thực trạng.

– Doanh nghiệp đã thực hiện chiến dịch truyền thông nội bộ nào trước đó chưa?

– Hiệu quả của kế hoạch truyền thông trước đó nếu có?

– Văn hóa doanh nghiệp hiện tại

– Mức độ gắn kết giữa các phòng ban …

2. Xác định đối tượng truyền thông

Ở đây có 2 vấn đề mà người làm kế hoạch truyền thông nội bộ cần làm rõ.

– Đối tượng của kế hoạch truyền thông này hướng đến ai? Thông thường sẽ là nhân sự công ty. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp đặc biệt có thể là một nhóm đối tượng nhân sự nhất định. Điều này tùy thuộc vào hoàn cảnh.

– Truyền thông cái gì: Xác định thông tin cần truyền tải là gì? Sự kiện, thông tin từ ban lãnh đạo, giá trị cốt lõi, văn hóa mới…

3. Xác định mục tiêu, thông điệp truyền thông

Ứng dụng mô hình SMART đánh giá mục tiêu 

Áp dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu, thông điệp truyền thông nội bộ chính xác nhất.

S – Thông điệp phải cụ thể và dễ hiểu.

M – Có thể đo lường được mục tiêu

A – Mục tiêu đặt ra có tính khả thi

R – Thông điệp, mục tiêu gắn liền với thực tế

T – Có thời gian triển khai cụ thể

4. Chiến lược truyền thông

Đến bước này, bạn bắt tay vào xác định phương pháp và các hình thức tiếp cận.

– Sử dụng group nội bộ, fanpage nội bộ

– Xây dựng kênh tiktok, youtube bản tin nội bộ

– Sản xuất ấn phẩm tạp chí nội bộ

– Làm bản tin email, radio…

5. Lên kế hoạch hành động

Dựa trên tổng thể kế hoạch đã xác định, ở bước này bạn cần cụ thể hóa việc cần làm và phân công nhân sự.

– Ai phụ trách việc xây fanpage, social nội bộ

– Nội dung truyền tải theo các giai đoạn triển khai cụ thể…

Sử dụng kênh truyền thông phù hợp

6. Đánh giá đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ

Để biết bạn đã hoàn thành được mục tiêu trong kế hoạch truyền thông nội bộ chưa cần đo lường. Thông qua việc đánh giá, bạn sẽ có phương án điều chỉnh phù hợp.

Công nghệ marketing có phát triển đến đâu thì việc duy trì hoạt động truyền thông nội bộ là cực kỳ cần thiết. 6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ kể trên giúp bạn các hoạt động nội bộ hiệu quả nhất.

Như vậy, bài viết đã tổng hợp thông tin và giải đáp chi tiết nhất đến bạn đọc về vấn đề truyền thông nội bộ là gì. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ được chúng tôi chia sẻ để giúp doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn nhất về hoạt động này. Chúc bạn thực hiện kế hoạch thành công!  

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA